Cuando no puede comunicarse efectivamente o eficientemente con sus compañeros de trabajo, su productividad tiende a disminuir. Ya sea que continuamente se encuentre esperando por una respuesta de un departamento diferente o tenga dificultad para sostener sesiones de lluvia de ideas sobre una llamada de audio conferencia, es muy probable que la ineficiencia de comunicación en su empresa se vuelva frustrante.
Después de todo, trabajar por muchas horas no refleja necesariamente un aumento en la productividad si nada es completado. Pero, si actualmente está enfrentando esta barrera del éxito, debe de saber que no está solo. De hecho, algunos estudios a lo largo de los años, han revelado que los trabajadores que trabajan por más horas continuas a el día son los menos productivos.
Para poder resolver este dilema, primero debe identificar al culpable. Y en muchos casos, encontrará que, de hecho, es su sistema telefónico legacy. Por ejemplo, un sistema telefónico, con simples funciones de conexión a la PSTN, no puede garantizar las mismas funcionalidades de ahorro de tiempo que una sistema basado en software que incorpore verdaderas funcionalidades de comunicaciones unificadas (UC), integración con móviles o soluciones de administración y productividad de terceros.
Debido a esto, debe revisar como un sistema telefónico basado en software puede simplificar sus comunicaciones y volver más eficientes sus actividades diarias. Por ejemplo, la telefonía IP que integra funciones de UC es simple, ya que no se requiere de tareas complicadas de instalación en sitio. Administrar su sistema telefónico a través de una interfaz basada en software y dentro de una ventana del navegador, en lugar de complicadas tareas de mantenimiento de cableado, tarjetas y programación de funciones, le permite añadir funcionalidades que encajen perfecto con la necesidad de su negocio.
A continuación se encuentran algunos ejemplos de componentes que le ayudaran a maximizar su productividad y tiempo:
- Colaboración: Una solución a las ineficientes llamadas de audio conferencia, es la Videoconferencia Web con herramientas de colaboración. A través de esta, puede comunicarse y conectar con compañeros de trabajo, clientes y proveedores que se encuentren en diferentes ubicaciones, de una forma más personal. La Videoconferencia Web permite a los usuarios sostener comunicaciones cara a cara, tan efectivo como tener una reunión presencial. Se logra mayor impacto en sesiones de lluvia de ideas o presentaciones comerciales al aprovechar las funcionalidades avanzadas incluidas de las herramientas de conferencia de hoy en día tales como la posibilidad de compartir una presentación de PowerPoint, PDF o el mismo escritorio, así los participantes pueden ver, descargar e inclusive hacer anotaciones en tiempo real.
- Movilidad: Una de las ventajas de la telefonía IP, es que permite a los trabajadores utilizar sus números telefónicos de la oficina directamente desde sus dispositivos móviles. De esta forma, los usuarios que están la mayor parte del día en movimiento – tales como gente de ventas, por poner un ejemplo – pueden contestar a las llamadas realizadas a su trabajo desde su smartphone, ya sea que se encuentren de viaje, en camino a una reunión con un cliente potencial o trabajando desde casa. Con esto, se asegura de nunca más perder una llamada y lo mantiene alejado de la tediosa tarea común de escuchar sus mensajes del buzón de voz y regresar llamadas una vez que se encuentra de nuevo en la oficina.
- La Nube: Una opción que ahorra tiempo y recursos, dentro de los departamentos de TI, es la de un PBX en la Nube. Si bien el administrar un PBX basado en software de forma interna es una tarea relativamente simple, el hospedar su sistema en la nube puede incrementar aún más la productividad ya que no tendrá que preocuparse por equipamiento adicional. Su empresa tiene garantizada la disponibilidad de sus comunicaciones desde cualquier lugar como si estuviera físicamente “en casa”. Entonces si su empresa experimenta crecimiento y requiere añadir extensiones (por ende más poder de procesamiento), simplemente contacte a su proveedor de servicio y ellos aumentarán la capacidad del sistema por usted.
- Integraciones: En la actualidad, la mayoría de las empresas, sin importar el tamaño, ya utilizan sistemas CRM los cuales permiten llevar un registro de la actividad e interacción con sus clientes y por ende incrementar las ventas. Que mejor que esta herramienta trabaje en conjunto con su sistema de comunicaciones. Cuando reciba una llamada, su sistema realizará una búsqueda en el CRM y de encontrar el número del remitente, la información del contacto será mostrada. De igual forma, al navegar dentro de su sistema, podrá enlazar llamadas son sólo hacer clic en el número del contacto.
Es momento de poner fin al trabajar más logrando menos. La llave para desbloquear completamente el potencial de su empresa está justo enfrente, en la forma de un sistema telefónico basado en software.
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