IVR  / Contestadora Digital / Operadora Automática

En este capítulo

Introducción

Grabar un Menú de Atención

Creación de una Recepcionista Digital

Los Llamantes pueden Marcar a una Extensión Directamente

Ver También

Introducción

La funcionalidad de “Recepcionista Digital” permite que 3CX atienda las llamadas telefónicas de forma automática, presentando a las personas que llaman un menú de opciones. Por ejemplo, “Para ventas presione 1. Para soporte presione 2 o espere en línea para ser transferido a al operadora.” Una recepcionista digital también es conocida como un operadora automática o IVR.

Puede configurar muchas recepcionistas digitales diferentes, cada una con su propio número de extensión. Dependiendo de sus preferencias podría configurarlas para responder las llamadas en base a la línea de donde provienen, además de tener en cuenta si son recibidas dentro o fuera del horario de oficina. Por ejemplo, puede tener menús de atención diferentes en horario fuera de oficina que no incluya las opciones para ser transferidos a grupos / colas que no tienen agentes disponibles para recibir llamadas.

Grabar un Menú de Atención

Antes de crear su recepcionista digital, debe escribir primero las opciones de menú que desea ofrecer a la persona que llama y luego grabar los anuncios. Un ejemplo sencillo sería: “Bienvenido a la Empresa XYZ, para ventas presione 1. Para soporte presione 2 o permanezca en línea para ser atendido por un operador.”

Nota: En general se recomienda poner el número que el usuario debe presionar después de la opción, es decir “Para ventas, presione 1” en vez de “presione 1 para la venta.” Esto se debe a que el usuario esperará por la opción deseada y después “registra” que número marcar.

Creación de una Recepcionista Digital

Para crear una recepcionista digital seleccione “Recepcionista Digital” desde la Consola de Administración 3CX y

  1. Haga clic en Agregar para especificar un nombre para la recepcionista digital.
  2. Ahora haga clic en el botón Grabar,” ingrese su número de extensión y el “Nombre de Archivo de Audio.” Luego será llamado para grabar el mensaje.
  3. Alternativamente, haga clic en el botón Cargar y especifique un archivo que haya grabado previamente. Debe guardar el archivo en WAV formato PCM,8 kHz, 16 bit, Mono. (En el Grabador de Sonidos de Windows debe utilizar la opción “Guardar Como” para guardarlo en este formato) No utilice el formato MP3. 
  4. Seleccione un Idioma de la Recepcionista Digital si es necesario.
  5. A continuación especifique las opciones del menú. Seleccione la tecla apropiada, y luego seleccione una de las acciones disponibles. Especifique el número de extensión o número de extensión virtual (número de extensión virtual en el caso de un Grupo de Timbrado, Cola de Llamadas u otra Recepcionista Digital.)
  6. Opcionalmente se puede vincular un número DID a esta recepcionista digital.
  7. En “Destino para entrada nula o inválida,” especifique el tiempo de expiración y donde debe ir la llamada si no se recibe una entrada válida.
  8. Cuando haya finalizado, haga clic en Aceptar para guardar la recepcionista digital.

Los Llamantes pueden Marcar a una Extensión Directamente

Mientras que la recepcionista digital está reproduciendo el mensaje, la persona que llama puede ingresar el número de extensión directamente para ser conectado de manera inmediata a la extensión. Esto le permite a las personas que conocen la extensión evitar pasar por la recepcionista. Esta opción está activada de forma predeterminada. Si desea hacer uso de esta funcionalidad sólo debe comunicarselo a las personas que llaman mediante un explicación en el mensaje de voz. Por ejemplo, “Bienvenido a la Empresa XYZ. Si conoce el número de extensión de la persona, puede ingresarlo ahora, de lo contrario, para ventas marque 1, para soporte marque 2.”

Ver También

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