Esta guía se aplica a las instalaciones en V18. Si está ejecutando en V20, consulte esta guía.

Enrutamiento de Llamadas: Horario de Oficina e IVR

Introducción

Probablemente no quiera que sus llamadas suenen en su teléfono móvil en mitad de la noche. Menos mal que existe la función de horario de oficina. Desde aquí puede configurar cuando su negocio está abierto y cuando está en un descanso, y después puede rutear sus llamadas de forma diferente cuando su oficina está cerrada. Para que todo esto funcione, no sólo debe configurar su horario de oficina, sino que también debe asegurarse de que las llamadas se dirijan hacia el menú IVR de "horario de oficina (HOL)".

Menú IVR de horas de oficina en el Cliente Web 3CX

Paso 1: Configurar los Horarios de Oficina

Para configurar sus horarios de oficina:

  1. Desde el Cliente Web 3CX, vaya a la sección “Admin” y después a “Horario de oficina”:
  1. 3CX FREE/SMB - Su horario de oficina se aplicará a todo el equipo.
  2. Dedicado - Verá una columna extra listando todos los grupos que ha creado, con al menos un grupo nombrado “DEFAULT”. El horario de oficina será aplicado sólo a los miembros de ese equipo.
  1. Haga clic en los días y especifique su horario de apertura.
  2. Añada cualquier descanso que pueda tener.
  3. Use el botón “Agregar” y “Eliminar” en cada sección para añadir o eliminar las horas de cada día de la semana en una sola acción.
  4. Si este grupo está en una zona horaria diferente, puede establecer la zona horaria en el inferior de la página.
  5. Si tiene varios grupos repita este proceso para cada uno.

Paso 2: Asignar un DID y Rutear Llamadas

Después de haber configurado su horario de oficina, debe rutear todas las llamadas a un número asignado y después seleccionar qué es lo que debe hacer el sistema dependiendo de la hora en la que se recibe la llamada:

  1. En la sección “Números DID asignados”, seleccione un DID que no haya sido asignado. Si solo dispone de un número, selecciónelo.
  2. Ahora seleccione un destino para las llamadas recibidas durante el horario de oficina, fuera del horario y descansos:
  1. Otro “Usuario”.
  2. El “Buzón de voz” de alguien.
  3. “Grupo de timbrado”.
  4. “Recepcionista digital”.
  5. “Cola”.

Paso 3: Grabar un Mensaje

¿Qué le parecería dar la bienvenida a quienes le llaman mientras esperan a que atienda su llamada? Genial, ¿verdad? Para configurarlo:

  1. Active el control deslizante “Reproducir anuncio” a activado.
  2. Grabe su audio de bienvenida. Algo original como “Gracias por llamar a la empresa XYZ”. Para ello:
  1. Haga clic en el botón “Grabar”.
  2. Introduzca el nombre deseado para el archivo de audio y pulse el botón “Grabar”.
  3. La ventana emergente mostrará su tiempo de grabación. Cuando termine, pulse en el botón “Finalizar”.
  4. Ahora puede escuchar su mensaje, grabarlo de nuevo o hacer clic para subirlo y guardarlo.
  5. Su grabación ahora se mostrará en el cuadro desplegable.
  1. Si ya dispone de un archivo de audio, puede subirlo en formato WAV (PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono). Si tiene un archivo de música que no encaja con este formato de audio, puede usar nuestra herramienta para convertir audio.
  2. Repita estos pasos con cada mensaje diferente para las opciones de descanso u oficina cerrada.

Si no ve el botón “Grabar”, asegúrese de que su micrófono está configurado adecuadamente y permitido en “Ajustes > Audio/video”.

Paso 4: Configurar Días Festivos

¿Y si tiene días festivos? Bueno, entonces puede configurar estos días desde aquí y hacer que sus llamadas sean gestionadas como si su oficina estuviera cerrada. Simplemente haga clic en el botón “Agregar” debajo de “Configurar Días Festivos” y especifique el día y la hora.

Paso 5: Anular el Modo de Abierto, Cerrado o Descanso

¿Ha llegado temprano al trabajo y quiere abrir la oficina? Puede anular el horario de apertura de la oficina desde el menú de la cuenta en el Cliente Web. Por supuesto, puede hacer lo mismo para cerrar la oficina antes de tiempo.

Anular las opciones de horario de oficina

  1. Haga clic en su avatar. Debe tener el rol de “Recepcionista” o “Gerente” en 3CX.
  2. Seleccione “Anular horario de oficina”.
  3. Use la lista desplegable para seleccionar uno de los estados predeterminados o genere uno “personalizado”, y seleccione la duración.
  4. Una de las opciones es reproducir un aviso y terminar la llamada: “Reproducir aviso y finalizar la llamada”. Esto puede utilizarse en caso de emergencia o entrenamiento.
  5. Haga clic en “Aceptar”.
  6. Ahora se mostrará hasta cuando estará en efecto la anulación. Una vez termine el tiempo, el horario de oficina por defecto volverá a estar activa.

Paso 6: Recepcionista Digital Avanzada

¿Le ha quedado pequeño el menú IVR básico? ¡Entonces puede crear recepcionistas digitales avanzadas con muchas más opciones! Tendrá que hacerlo si quiere que la persona que llama pueda elegir entre una lista de opciones, por ejemplo, ventas o soporte.

Personalice su recepcionista digital con 3CX

Para crear una recepcionista digital:

  1. Vaya a “Admin > Gestión de llamadas”.
  2. Haga clic en “+ Agregar recepcionista digital”.
  3. Ingrese un nombre a su nueva recepcionista digital como “Día festivo”.
  4. Si desea asignar un DID para que las llamadas vayan directamente a esta IVR, puede hacerlo dentro de “Número(s) DID válido(s) asignado(s)”. Si hace esto, entonces las llamadas se saltarán la función de horario de oficina y todas las llamadas SIEMPRE serán ruteadas a este DID.
  5. Grabe o suba su mensaje de audio. Algo como “Gracias por llamar a la empresa XYZ, presione 1 para ventas, presione 2 para soporte”. Algunos consejos:
  1. No use caracteres reservados (< > : " / \ | ? * &) en el nombre de archivo.
  2. Si va a grabar su mensaje, hágalo en el formato PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono. En la Grabadora de Voz de Windows debe usar la opción “Guardar como” para guardarlo en este formato. No utilice el formato MP3. Puede usar nuestra herramienta para convertir audio.
  3. Es recomendable anunciar el número que el usuario debe presionar para cada opción, por ejemplo: “Para ventas, presione 1”.
  1. Seleccione el destino deseado para cada dígito.
  2. En la pestaña de opciones, puede seleccionar entre varias opciones como un idioma de anuncios diferente o una ruta alternativa para enviar mensajes SMS a este número.
  3. Haga clic en “Guardar”.

Añada una nueva opción de recepcionista digital por medio de los ajustes de Administración

Ver También

Última Actualización

Este documento se actualizó por última vez el 13 de Agosto de 2023

https://www.3cx.es/docs/manual/recepcionista-digital-ivr/