Configure su Horario de Oficina

Introducción

La función de horario de oficina le permite administrar las llamadas de forma diferente según la hora del día. Las horas de oficina se configuran a nivel de departamento y todas las extensiones o extensiones del sistema, como un IVR, que formen parte de ese departamento heredarán automáticamente las horas de oficina del departamento al que pertenezcan. Estas horas de oficina son luego referenciadas en la configuración de la extensión o de las extensiones del sistema para que usted pueda establecer diferentes destinos basados en la hora en que se recibe la llamada.

Un concepto importante que hay que entender es que se aplican las horas de oficina del terminal/extensión/extensión del sistema al que llega la llamada. Por lo tanto, no importa de qué IVR o troncal SIP procede la llamada, sólo importa a dónde llega.

Supongamos que tiene un IVR general en su grupo por defecto que utiliza el horario de oficina principal y ofrece a los llamantes la posibilidad de elegir entre las colas de ventas o de asistencia. Estas colas tienen horarios de trabajo ligeramente diferentes, por ejemplo, la de ventas tiene una pausa para comer más larga.

Esto se configura creando un IVR en el grupo por defecto con horario de oficina principal y luego teniendo un departamento de soporte y otro de ventas con diferentes horarios de pausa. Si a continuación coloca la cola de ventas en el departamento de ventas, la cola de ventas heredará el horario de oficina y lo aplicará a la llamada una vez recibida.

Versión 18 vs. Versión 20

Para usuarios existentes de 3CX que vienen de la versión 18, es importante notar que 3CX ya no tiene horas de oficina globales, las cuales son aplicadas a nivel de troncal SIP, ahora las horas de oficina del departamento son aplicadas a nivel de extensión/extensión del sistema. En lugar de aplicar las horas de oficina basadas en la troncal SIP en que se recibe una llamada, las horas de oficina son aplicadas basadas en el destino de la llamada. Esto proporciona una mayor flexibilidad y hace que la administración diaria sea mucho más fácil.

Por ejemplo, en la versión 18, si usted tenía un troncal SIP con 100 DIDs, se enfrentaba al problema de tener que crear múltiples troncales y asignar DIDs en consecuencia para aplicar diferentes horas de oficina. No es así en la v20, diferentes horas de oficina se pueden aplicar en el destino de la llamada, por lo que es mucho más fácil de administrar.

FREE, Pequeña Empresa (SMB) vs. Dedicado

Las versiones Pequeña Empresa (SMB) y Free no tienen departamentos, por lo que en este caso todas las extensiones utilizarán el mismo horario de oficina.

Paso 1: Configurar el Horario de Oficina

Para configurar su horario de oficina:

1. En la consola de Administración 3CX vaya a "Horas de oficina". Seleccione el departamento para el cual desea configurar las horas de oficina. (3CX FREE/SMB no tienen departamentos así que se puede omitir este paso).
2. Haga clic en los días y especifique su horario de apertura.
3. Añada los descansos.
4. Utilice los botones "Agregar" y "Borrar" de cada sección para añadir o eliminar horas para cada día de la semana en una única acción masiva.
5. Si este grupo se encuentra en una zona horaria diferente, ajuste la zona horaria en la parte inferior de la página.
6. Repita este proceso para cada grupo.

Paso 2: Enrutamiento de Llamadas a Departamento, IVR, Grupo de Timbrado o Cola de Llamadas

Después de haber configurado sus horas de oficina, tiene que enrutar sus llamadas a una unidad que utilice estas horas de oficina. Por lo general, las llamadas se dirigen a un IVR o a una cola. Alternativamente, si no necesita un IVR completo o una cola, puede utilizar un menú de grupo que simplemente reproduzca un anuncio y dirija la llamada basándose inmediatamente en el horario de oficina.

1. Desde la consola de administración, vaya a "Gestión de llamadas".
2. Desde aquí, seleccione hacia dónde desea dirigir las llamadas.
3. ¡Recuerde que se aplicarán las horas de oficina del departamento al que pertenezca la extensión!
4. Vaya a la sección "Números DID asignados" de la IVR/Cola a la que desea enviar las llamadas. Seleccione un DID que no se haya asignado.
5. Seleccione ahora un destino para las llamadas recibidas en horario de oficina, fuera de horario de oficina y en pausa.

Paso 3: Configurar Días Festivos

¿Se va de vacaciones? Desde su consola de administración vaya a "Horario de oficina" y configure aquí sus días festivos para que sus llamadas se traten como si su oficina estuviera cerrada.

Haga clic en "Días festivos" y luego en "Agregar".

Paso 4: Anulación del Modo de Apertura, Cierre o Descanso

Sólo los usuarios con rol de recepcionista en adelante pueden activar esta función. ¡Solo funcionará si el IVR o la Cola configurados forman parte del grupo de la recepcionista!

¿Ha llegado pronto al trabajo y quiere abrir la oficina? Puede anular el horario de apertura de la oficina desde el menú de la cuenta en el Cliente Web. Por supuesto, puede hacer lo mismo para cerrar la oficina antes de tiempo.

1. Haga clic en su avatar. Necesita tener el rol de "Recepcionista" o "Administrador".
2. Seleccione "Anular horario de oficina".
3. Seleccione el departamento, anule las horas de oficina y la duración.
4. Haga clic en "Aceptar". Una vez transcurrido el tiempo, volverá a entrar en vigor el horario de oficina por defecto.

Ver También

• Lea nuestra guía sobre Administración de Colas de Llamadas mediante la pantalla de presencia.
• Guía para administrar el estado de sus agentes en las colas.
• Cómo configurar un IVR.

Última Actualización

Este documento se actualizó por última vez el 27 de Febrero de 2024

https://www.3cx.es/docs/manual/horas-oficina/