¿Qué son Comunicaciones Unificadas?

Las Comunicaciones Unificadas, abreviadas como CU, refieren a las diferentes formas de comunicación que existen para la interacción y colaboración digital del personal en las empresas. Al unificar las llamadas, conferencias web, SMS y correo electrónico entre otros, los usuarios son capaces de compartir y acceder a la información y colaborar en tiempo real. Ya sea en grandes empresas o pequeños negocios, la solución de comunicaciones unificadas correcta puede llevar los procesos empresariales al siguiente nivel. Mejore la colaboración, aumente la productividad y movilidad de sus empleados y potencie la experiencia de usuario.

Que son las comunicaciones unificadas

¿Cuáles son sus componentes?

Actualmente, existe un gran número de canales de comunicación, y de diferentes tipos, disponibles para usuarios de tecnología. A continuación una (indicativa pero por ningún motivo significa completa) lista:

  • Correo electrónico.

  • Telefonía (Centralitas telefónicas – línea fija, móvil, basada en VoIP).

  • Audio/Videoconferencia.

  • Mensajería instantánea.

  • Estado (Mostrar a los contactos individuales si están en línea, ocupados o ausentes).

  • Redes Sociales (piense en Twitter, Facebook, WhatsApp, Instagram, y más…).

  • Compartir pantalla y archivos.

Algunos de estos canales de comunicación son del tipo “store-and-forward” (guarde y envíe), en el sentido en que la información es entregada en una dirección, y permanece accesible (casi) indefinidamente para que la partes remotas puedan verlo cuando tengan tiempo. El e-mail es el abuelo de este estilo de comunicación.

Otros, sin embargo, son más inmediatos, y requieren una respuesta rápida (a menudo interrumpiendo otras tareas). La telefonía es obviamente un gran ejemplo para esta categoría.

Cada uno de estos diferentes canales de comunicación típicamente requieren de su propia “app” para acceder a la información intercambiada. Debido a que el número de canales al que tenemos que prestar atención está en aumento, se vuelve difícil administrar todos de forma eficiente.

Solución-de-comunicaciones-unificadas

¿Cómo funciona?

Lo más habitual es que los entornos de comunicaciones unificadas se apoyen en una serie de sistemas de gestión back-end, a veces denominados plataformas de CU, que permiten la integración entre distintos servicios, así como en clientes front-end que permiten el acceso.

Existen tres opciones principales de despliegue para los sistemas de comunicaciones unificadas: in situ, en una nube pública o privada, o como una combinación de estas tres. Un proyecto de código abierto llamado WebRTC, permite integrar la tecnología de comunicaciones unificadas en los navegadores web.

Así que ¿Por qué elegir Comunicaciones Unificadas?

Las comunicaciones unificadas, es un término genérico para describir los esfuerzos del mercado para integrar todas las “apps” (y por lo tanto los canales de comunicación). Esto permite al usuario tener toda esta información accesible fácilmente, cuándo y dónde desee tener acceso (casa, trabajo, en el carro, en un tren…) y como necesite el acceso (laptop, tablet, smartphone, café internet…). Las llamadas entrantes por ejemplo, pueden ser ruteadas a donde sea que esté el receptor, ya sea la oficina, en la calle desde un móvil o trabajando con un Cliente web desde casa.

Las comunicaciones unificadas atenúan eficientemente la línea de separación entre los canales de comunicación. Por ejemplo, un usuario puede recibir un mensaje de buzón de voz y puede elegir el acceder a él a través de email desde cualquier teléfono. El estado del remitente puede ser visto a través de la información de presencia, y si está en línea una respuesta puede ser enviada de forma inmediata a través de un mensaje de chat o empezar una videollamada.

El objetivo de las Comunicaciones Unificadas es unificar y coordinar todos esos procedimientos y comunicaciones empresariales, potenciar la eficiencia de los empleados y mejorar la experiencia de cliente.

Beneficios de las Comunicaciones Unificadas:

  • Incrementa la eficiencia y productividad de los agentes.
  • Mejora la colaboración entre los empleados y departamentos.

  • Habilita la posibilidad de movilidad y trabajar remotamente.

  • Potencia la experiencia de usuario y servicio al cliente.
  • Reduce costos – menor administración y mantenimiento.

¿Cuáles son los riesgos y problemas de seguridad?

Las principales dificultades de seguridad que puede encontrarse al instalar y mantener sus infraestructuras de comunicaciones unificadas es controlar las identidades de usuarios y acceso, como la protección de datos. El problema de las estrategias de CU es vincular puntos de acceso dispares que sean seguros independientemente del dispositivo desde el que se pongan en marcha.

Pasos a seguir:

  • Para restringir el acceso a información confidencial, especificar roles de usuario y niveles de autorización.

  • Identificar a los usuarios al acceder con un API y monitorizar quien lo está utilizando. De esta forma las empresas pueden realizar un seguimiento de cualquier actividad irregular.

  • Preguntar por el nivel de encriptación utilizado por el proveedor CPaaS.

  • Asegurar que los empleados están generando contraseñas seguras y conectándose a través de redes seguras al utilizar aplicaciones de CU.

¿Por qué elegir 3CX cómo su Solución de CU?

3CX es la única solución de plataforma de Comunicaciones Unificadas que integra llamadas con videoconferencia, Chat en vivo, mensajes de texto, WhatsApp, Facebook, estado y más. Además se integra con los CRMs más populares, Microsoft 365 o MS Teams. Utilícelo para:

  • Ver el estado de sus compañeros – Elimine costosas etiquetas de buzón de voz y evite transferencias innecesarias de llamadas que enojan a sus clientes. Conozca en todo momento qué empleados están disponibles para responder una llamada y quién está ocupado o fuera de la oficina.

  • Enviar faxes y buzones de voz a la bandeja de entrada – Envíe buzones de voz a su bandeja de entrada y escúchelos sin tener que llamar. Reciba los faxes en formato PDF a su correo electrónico.
  • Chat en vivo, WhatsApp, Facebook y Mensajes empresariales: ¡Chatee con visitantes de su sitio web en tiempo real! Usando las funcionalidades de integración de WhatsApp, Facebook messenger y Mensajes de texto empresariales de 3CX, los usuarios pueden gestionar todos los canales de mensajería directamente desde la consola 3CX.

  • Apps para móvil – 3CX incluye las apps para iOS y Android para que pueda gestionar sus llamadas de voz y video, chats mientras está en movimiento.

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