Covid 19 – Los 5 pasos para preparar su negocio para un segundo confinamiento

Una segunda ola de coronavirus ya está aquí. Y necesita un plan claro y bien definido para un segundo confinamiento. Los 5 pasos en este artículo asegurarán que su negocio tenga las comunicaciones que necesita no solo para sobrevivir, sino para prosperar en los próximos meses en adelante.

Muchos expertos creen que la segunda ola del coronavirus puede ser más larga que la primera. Las estadísticas respaldan esta idea. Ciertos países, como Reino Unido, Francia y España, han sido afectados fuerte y muy rápido. Cuando los números descendieron a menos de 100 casos por día en junio y julio, todos pudimos respirar con cierta tranquilidad. Pero los casos aumentaron de nuevo.

Desde principios de Octubre, España, por ejemplo, ha vuelto a tener más de 10.000 casos diarios. Si el resto del mundo sigue el mismo camino, muchos países, incluidos Estados Unidos, Brasil y Rusia, puede que aún no hayamos visto lo peor de esta pandemia. Lo más probable, pronto vamos a ver de nuevo nuevas restricciones que van más allá del desinfectante de manos y suministros de limpieza. Si no es en el corto plazo, al menos a medio plazo.

Durante el primer confinamiento, muchas empresas apenas sobrevivieron. Esto es cierto tanto para pequeñas como grandes empresas por igual. Ya fuera la disrupción en la cadena de distribución, o el cambio repentino de trabajar en remoto, incluso negocios líderes se vieron afectados y sorprendidos. Esto alteró cómo trabajaban las empresas, y limitó el flujo de caja. Muchos modelos de negocio no se sostuvieron. La crisis económica se hizo inevitable.

La cuestión es, cómo preparar su negocio para un segundo – y posiblemente más largo- confinamiento. Eche un vistazo a los puntos para un tema Clave:

La Comunicación.

La comunicación durante el confinamiento de los negocios significa tratar de tapar los agujeros que va encontrando. Significa construir una solución integral que contemple los desafíos únicos del confinamiento, tanto para su cliente como para sus equipos. Las personas necesitan estar en contacto. Necesitan comunicarse, expresar sus pensamientos y verse unos a otros. Es importante ver las expresiones faciales, leer el lenguaje corporal y construir conexiones personales, incluso cuando lo está haciendo de forma online. Hay ramificaciones empresariales a todo esto.

No puede permitirse cometer un error. Pero conseguir hacerlo bien significa que su negocio prosperará durante la segunda ola, y en el futuro.

Aquí tiene 5 pasos su negocio debe seguir para prepararse para un segundo confinamiento.

1. Invierta en comunicaciones

La verdad es que si sus clientes pueden ponerse en contacto con usted fácilmente, continuarán haciendo negocios con usted. Si su equipo puede comunicarse eficientemente, ellos podrán continuar siendo productivos. Pero antes de hablar de los detalles de esto, es importante ver el cuadro completo. Simplemente proporcionar diferentes formas de contactar no es suficiente.

Para conseguir la continuidad de su negocio, las comunicaciones deben de ser profesionales, confiables y rentables. Su sistema debería de ofrecer lo siguiente:

• Integración: los canales de comunicaciones mencionados a continuación deberían todos ser parte de un solo sistema empresarial de teléfono. Durante una llamada, miembros del equipo deberían de poder cambiar a una videollamada y compartir pantalla en tan solo unos clics. La experiencia con los clientes debe de ser sin complicaciones.
• Seguridad y calidad: Si el personal usa cualquier app, no hay garantía de la seguridad o calidad. Un sistema de comunicación integrado puede ofrecer ambas.
• Escalabilidad: Mientras crece su negocio, la necesidad de mantener unas comunicaciones eficientes también crecerá – incluso después de la pandemia. Su conjunto de comunicación necesita crecer con usted, económicamente.

3CX tiene todos estos puntos consigo. Las comunicaciones unificadas mantienen su imagen profesional, potencian la calidad y aseguran su seguridad. También proporciona todas las herramientas que su equipo necesita. Para que no pierdan el tiempo buscando herramientas online gratuitas, simplemente para sobrevivir a un segundo confinamiento.

Pero fundamentalmente, beneficia a sus clientes. Siempre sabrán cómo ponerse en contacto con usted, y que obtendrán una respuesta. Como resultado, mantiene a su negocio en la trayectoria correcta. Mantendrá la productividad y profesionalidad – sin un gran impacto en el costo de su negocio.

2. Establezca una comunicación multi-canal con sus clientes.

¿Qué métodos de contactos prefieren sus contactos? ¿Llaman por teléfono? ¿Visitan su sitio web? Sus clientes puede que ya estén en un confinamiento local y se han adaptado en consecuencia. A parte de la disponibilidad por teléfono, también debería de tener las siguientes opciones:

• Chat en vivo: lo que ofrece a clientes una forma fácil de contactar con usted desde su sitio web. Con 3CX, pueden fácilmente elevar su chat a una llamada por voz o video.
• Mensajes empresariales de texto: los SMS son rápidos y sencillos. Muchos clientes preferirán mandar mensajes, y usted necesita poder responder desde donde sea, usando su teléfono empresarial.
• Facebook Messenger: Nuevos clientes encontrarán su página de Facebook y le contactarán a través de ella. Necesitará una presencia online en la plataforma de redes sociales adecuada. Pero también necesita mantener el contacto. Esté seguro de tener un plan y las herramientas para responder a tiempo.

Esto debería estar integrado en su sistema de comunicación. La integración también le permitirá responder a sus clientes a tiempo, sin tener que acceder a diferentes apps cada vez.

3CX combina todas ellas en la funcionalidad de chat en vivo. Por lo que cualquier miembro del equipo asignado puede ver los mensajes y responder a ellos.

3. Proporcione una comunicación y colaboración sencillas para su equipo.

Las mejores prácticas sugieren que los empleados deberían tener varias herramientas de comunicación para el teletrabajo, tanto para comunicarse entre ellos como con sus clientes. Aquí tiene algunos canales de comunicación que querrá tener a mano:

• Teléfonos web: uno de ellos con todas las funcionalidades integradas es esencial. Esto le permitirá a los trabajadores en remoto responder llamadas con clientes, transferirlas a sus compañeros y hacer llamadas salientes. También podrán llamar a extensiones y comprobar su buzón de voz. Manteniendo la información de contacto de sus clientes en un solo lugar.
• Apps móvil para el teletrabajo: incluso cuando están lejos de sus ordenadores, los miembros de equipos en remoto deberían de poder contestar sus extensiones de oficina desde sus dispositivos móviles. Por no hablar de las conferencias en video, mandar mensajes y otras funcionalidades telefónicas empresariales.
• Videollamadas y conferencias: Esto permite a su personal tener reuniones virtuales con clientes, o tener una llamada cara a cara con sus compañeros. Puede que necesite cambiar su formación presencial a remoto.

Parece que viviremos nuevas medidas de confinamiento en el medio plazo sino antes. Pero antes que eso,su equipo necesitará seguir las medidas de distanciamiento social. Un buen sistema de comunicación puede ayudar. De nuevo, todo esto debería de estar integrado en su sistema telefónico, y disponible desde un navegador de internet.

4. Gestionar las comunicaciones eficientemente

Primero, debe proporcionar la forma correcta de comunicación. Después, tendrá que asegurar que están trabajando como deberían. Mientras que algunos procesos de negocio cambiarán, usted puede asegurar que cumple con sus objetivos. Hay tres aspectos importantes a tener en cuenta:

• Reportes: ¿Tiene acceso a la información que muestra la eficiencia de sus comunicaciones? Debería de poder tener una buena vista general de la actividad de sus extensiones, duración de sus llamadas por nombrar algunas.
• Supervision: sus herramientas de comunicación deberían de permitirle tener reuniones diarias de estado diarias, hacer llamadas individuales o mandar notas rápidas a miembros del equipo.
• Formación: formar a nuevos agentes de call center durante el confinamiento puede suponer un reto. Con las funcionalidades de call center de 3CX puede asegurar que los administradores puedan interrumpir, whisper y tomar el control de una llamada o chats. Esto también le permitirá ayudar a sus nuevos miembros del equipo y asegurar el mejor servicio al cliente.

5. Mantenga sus costos bajos – sin alterar la calidad

Tener un conjunto de comunicaciones muy potente que su equipo pueda usar desde casa suena muy bien. Pero como todo propietario de negocio sabe, los costos pueden tener un gran impacto.

Usted puede ahorrar dinero mientras se prepara para la segunda ola del COVID-19. Aquí están las funcionalidades de las que quiere estar pendiente:

• Cuotas anuales: las cuotas mensuales tienen buena pinta sobre el papel. Pero a lo largo del año, las facturas van aumentando rápidamente. Más aún cuando su negocio crece. Las cuotas anuales pueden ahorrarle cientos de dólares.
• Precio de las llamadas simultáneas: pagar por llamadas simultáneas en vez de por usuarios proporciona grandes ahorros. Por ejemplo, si necesita 50 extensiones para su pequeño negocio, pero es poco probable que utilice más de 5 líneas a la vez, este tipo de estructura de precios es mucho más llamativa. Simplemente pague por lo que realmente necesita.
• Opciones sencillas: Algunas estructuras de precios son intencionalmente complejas. El precio se ve bien al principio, pero rápidamente aumenta cuando seleccionas todos los complementos que necesita. Las ediciones básicas para elegir sin cargos adicionales proporcionarán ahorros sustanciales cuando se comparen los números finales.
• Elección de una troncal SIP: Seleccionar la que más le convenga a usted hará que ahorre en llamadas de larga distancia o internacionales. También le permitirá implementar múltiples números locales con un costo mínimo. Con un PBX de sistema abierto tendrá la flexibilidad de poder elegir.

De nuevo, la mejor parte es no reducir la calidad o elegir entre funcionalidades para su negocio. Por el contrario, estará mejor equipado para lidiar con esta crisis.

Haciéndolo bien: Lo que puede ganar

La crisis de Covid-19 es definitivamente un tiempo difícil. Pero hay buenas noticias para su negocio. La mejor de todas es que sus clientes verán su compromiso con ellos.
También, es que el trabajo remoto tiene beneficios reales y cuantificables. Los expertos han identificado los siguientes:

• Ahorro de costos: Análisis han estimado que los empresarios ahorran 22.000 dólares por cada trabajador remoto al año.
• Mayor productividad: El 65% de los empleados remotos reportaron una mayor productividad en teletrabajo. Casi el mismo número de gerentes están de acuerdo.
• Mejor para el medio ambiente: Reducción de los desplazamientos y las emisiones.
• Mejor salud y bienestar del personal: el 55% de los trabajadores sienten que no viajar al trabajo reduce el estrés. El 69% de los trabajadores remotos a tiempo completo se enferman con menos frecuencia.
• Empleados comprometidos: El trabajo a distancia y la flexibilidad de trabajar desde casa da a muchos empleados una renovada pasión por su trabajo. Les ayuda a asumir la responsabilidad y a estar más comprometidos.

La duración de un segundo confinamiento no es algo que se pueda controlar. Pero puede controlar el impacto que tiene en su empresa.

COVID 19: ¿Está preparado para la segunda ola?

Las consideraciones anteriores están creciendo en importancia cada día. Prepararse para el confinamiento que se está convirtiendo en una realidad. Esto puede significar dejar a los empleados trabajar desde casa durante la segunda ola. O podría significar una transición a un equipo distribuido en diferentes países. En cualquier caso, será mejor que sea una oportunidad en lugar de un obstáculo.

Haga que su negocio esté preparado. Consiga el conjunto de comunicación empresarial 3CX gratis por un año.