Oficina Sin Límites: ¿Qué significa realmente?

El trabajo en realidad no es un lugar al que vamos, no, va más allá de eso, es lo que hacemos, sin importar desde dónde lo hagamos, sin estar atados a una ubicación geográfica en específico. Y es que, si se quiere ser flexible en términos de tiempo y lugar, es de vital importancia explorar un mundo con nuevas fronteras o simplemente desvanecerlas. Hay días de la semana donde vamos de una junta en un lado de la ciudad a otra reunión en el lado opuesto de la misma ciudad, de ahí a buscar un lugar en donde comer, después ir a otra reunión por la tarde para luego llegar a casa a ponernos al corriente con la enorme lista de correos electrónicos y pendientes que se acumularon a lo largo del día.

Y es aquí donde el término “Oficina sin Límites” adquiere significado, lo interesante sobre esto es el permanecer conectado a la oficina dándonos la completa autonomía de trabajar productivamente desde cualquier lugar. No, va más allá de el llegar a casa y seguir trabajando y convertirnos en seres que vivimos para trabajar y no el trabajar para vivir; es gracias a que permanecemos conectados durante el día, que seguimos siendo productivos a lo largo de este, contestando llamadas desde nuestro smartphone, correos, peticiones y/o asistiendo a reuniones en línea tal y como si estuviéramos detrás de nuestro escritorio, para que, al llegar a casa, esa lista de cosas por hacer sea mucho menor de lo que sería si nunca nos mantuviéramos al corriente o mejor aún, no exista una lista como tal y poder desconectarnos del trabajo para ya sea, pasar tiempo con la familia, amigos o aprovechar e ir al gimnasio.

Seamos realistas, nuestros dispositivos son de vital importancia para nosotros. Hemos pasado de los días del acceso a internet a través de una llamada a contar con datos móviles o WiFi prácticamente 24/7. Hace mucho que vivimos en una era de movilidad y hay muchas oportunidades y ventajas que vienen con ello, aunque desafortunadamente, también hay un lado oscuro, como que en cada lugar hay cierto ambiente extraño o lleno de distracciones. Así que, estas son algunas cosas que he aprendido, a lo largo de mi experiencia laboral, sobre la oficina sin límites, el trabajo en movimiento y de forma internacional:

?Adoptar una Mentalidad Móvil

Ya lo mencioné al principio, el trabajo no es un lugar, así que abandonemos esta idea y entendamos que los viajes o desplazamientos no interrumpen o no tiene porque crear más carga de la que ya tenemos, tengamos en cuenta que las fronteras nos las ponemos nosotros, podemos trabajar desde cualquier entorno, ya sea en el Uber camino a nuestra junta o en el Starbucks más cercano en ese momento. Pero, para poder hacerlo, debemos de contar con las herramientas correctas, no me refiero sólamente a una plataforma de Comunicaciones Unificadas, sino a llevar en nuestro backpack o portafolio, todas nuestras herramientas móviles laptop, cargador de la laptop, cargador de nuestro celular, auriculares (?Pro Tip: Auriculares con Cancelación de Ruido/Eco de Fondo), una libreta, lápiz y bolígrafo, obviamente no olvidemos nuestro móvil y en algunos casos, nuestra tablet puede reemplazar la laptop, tampoco descartemos la idea de llevar con nosotros un powerbank para ocasiones en las que no tengamos un enchufe a la mano.

?Planificar y Priorizar

Como lo haríamos con cualquier otro asunto, revisemos nuestro calendario antes de programar una junta del otro lado de la ciudad o inclusive tratemos de reducir los desplazamientos tanto como sea posible, es decir, tenemos una presentación en un lado de la ciudad, pero la siguiente junta puede ser una videoconferencia web, entonces veamos si hay un café con WiFi gratuito cerca de la primera cita donde nos podamos sentar, tomar o comer un snack y realizar la conferencia. Además, analicemos qué tan necesaria es la junta, muchas veces nos pasa que al final de la reunión pensamos, “vaya, esta es una junta que bien pudo ser un correo electrónico”.

⏳Usar Tiempos “Muertos”

Cuando empecé a trabajar en movimiento, solía perder tiempo en buscar lugar de estacionamiento o terminar varado en horas de tráfico, pensaba que me era más rentable el usar mi auto para desplazarme en cuanto lo necesitase, pero después me di cuenta de los costos ocultos como pago de estacionamiento, gasolina y desgaste físico tanto de mi auto como personal, entonces empecé a tomar Uber y aprovechar el tiempo del traslado para revisar y responder mis correos electrónicos, hacer esas llamadas a la oficina para ponerme al tanto y/o tomar llamadas de clientes, el resultado, mi productividad aumentó y mi estrés se redujo.

?Coordinar con un Equipo del Otro Lado del Mundo

Cuando nuestro equipo de trabajo se encuentra, ya sea distribuido a través de diferentes zonas horarias o nosotros estamos de viaje y la diferencia horaria sea de más de un par de horas, se nos puede presentar una barrera importante de comunicación, no por la falta de herramientas sino por la ventana tan corta de comunicación con la que se cuenta para realizar una llamada o tener comunicación en tiempo real. Podemos enviar un correo importante al momento y recibir respuesta hasta el día siguiente. En estos casos es importante desarrollar un sentido de pertenencia entre los miembros del equipo desde ubicaciones remotas con el resto de los colaboradores, donde una videoconferencia de 30 minutos de forma semanal puede hacer la diferencia.

?Conclusión

Al final del día, el trabajo en movimiento es impredecible, intervienen muchos factores que pueden salir mal, recordemos la Ley de Murphy, “todo aquello que puede salir mal, va a salir mal”, pero depende de nosotros, de nuestra resiliencia y cómo reaccionemos ante lo inesperado que marcarán la diferencia. Si bien este artículo pueden ser una guía para entender lo bueno y lo malo de la Oficinas sin Límites y cómo prepararnos, también es agobiante trabajar en movimiento. Podemos seguir las mejores prácticas para evitar las distracciones y sin notarlo podemos ser arrastrados por la bola de nieve del trabajo pero es crucial también pensar en nuestro bienestar y nuestro óptimo estado físico y mental.

En lo personal, el gimnasio me ayuda a tener tiempo para mi mientras me desconecto de todos los demás aspectos de mi vida y soy uno con mis pensamientos e ideas. Para otra persona esto puede ser ver una película o pasar tiempo con la familia. Sea cual sea el escape, disfrutemos de las ventajas del trabajo en movimiento y de nuestro tiempo personal, la clave es encontrar un balance trabajo-bienestar personal y usar las herramientas con las que tenemos a nuestro favor.