Hoy en día, existen un gran número de Centrales Telefónicas (PBX) para empresas disponibles en el mercado. Por lo tanto, el elegir la Central Telefónica adecuada para su empresa puede convertirse en todo un reto.
En este artículo hemos listado cinco preguntas útiles, que toda persona debe hacerse antes de adquirir una nueva central telefónica para su empresa.
1. ¿Es fácil de instalar y configurar?
Si es el dueño o director de una pequeña o mediana empresa (PyME), lo más probable es que no cuente con un área de sistemas dedicada y tenga que acudir a un consultor de TI externo para cubrir sus necesidades tecnológicas. Con esto en mente, es importante asegurarse de que la PBX que elija para su negocio sea fácil de instalar y configurar. Si se decide por un sistema propietario o por una central basada en una plataforma difícil de operar, se arriesga a que su consultor no esté preparado para resolver problemas inmediatamente. Necesitará emplear a una persona dedicada o especializar a un empleado existente, lo que se traduce en una mayor inversión a largo plazo.
2. ¿Es fácil de administrar?
Instalar una PBX telefónica que requiera de un especialista en telefonía para administrarla puede afectar gravemente sus costos. Existen en el mercado sistemas telefónicos basados en software que utilizan una interfaz basada en web, la cual puede ser administrada de forma sencilla por su propio consultor o usted mismo ¡inclusive de forma remota!
Además, una PBX multi-plataforma y que sea muy simple de administrar, no requerirá conocimientos especializados para hacerla funcionar de manera óptima. Es decir, si usted o su consultor es experto sólo en Windows o sólo Linux, puede elegir el SO con el que se encuentre más familiarizado.
3. ¿Es escalable?
Seguramente uno de sus requisitos como empresario es que su sistema de comunicaciones pueda crecer conforme lo haga su negocio. La mayoría de los sistemas telefónicos propietarios pueden llegar a ser difíciles de ampliar o que se tenga que realizar una inversión (alta) en hardware adicional para poder aumentar tanto líneas como extensiones. Una PBX basada en software puede ser ampliada fácilmente en números de extensiones y líneas sin costos adicionales; además asegúrese de que tenga la capacidad de recibir Troncales SIP, las cuales están reemplazando a las líneas PSTN e ISDN. Esto es algo que vale la pena tomar en cuenta sobre todo cuando contemple sus necesidades telefónicas futuras.
4. ¿Ofrece todas las funcionalidades que necesita mi negocio?
La forma en la que trabajamos está en continua evolución y las necesidades de la empresa ya no son las mismas de antes. La mayoría de las centralitas propietarias tienen un número fijo de funcionalidades y el expandirlas casi siempre significa adquirir más hardware, por lo tanto mayor costo. Antes las funciones como contestadora automática, correo de voz y grabación de llamadas podían ser agregadas adquiriendo un equipo adicional. Con las centrales telefónicas VoIP basadas en software estas funciones se incluyen de fábrica y forman parte del estándar en las PBX de su tipo. Pero, de nuevo, los tiempos han cambiado y el nuevo estándar es la incorporación de verdaderas funcionalidades de Comunicaciones Unificadas como, además de las ya mencionadas, se agregan herramientas colaboración y videoconferencia web, mensajería unificada, presencia, envío de fax y correo de voz a correo electrónico y su uso a través de smartphones.
5. ¿Me ayuda a reducir costos y ahorrar dinero?
El objetivo en común de cualquier empresa es el incrementar utilidades y reducir costos. Una central telefónica basada en software, le ayudará a reducir costos al deshacerse de cableados telefónicos, aprovechando el bajo costo de hacer llamadas VoIP via Internet y al utilizar equipo SIP que es mucho más económico que los teléfonos propietarios. Adicionalmente, se requiere que el personal trabaje remotamente, mueva su teléfono a cualquier lugar u oficina sin problemas, pueda ver la presencia de sus colegas, sabiendo así cuando llamarlos o no y poder estar comunicado utilizando también su computadora de escritorio (Windows, Mac o Linux) y su smartphone o tablet. Todo esto permite que el personal tenga más movilidad y por consecuencia, sea más productivo.
Como consejo adicional, al tomar la decisión sobre su próxima Central Telefónica, investigue bien sus necesidades y escuche a sus empleados, se podría sorprender de las diferentes herramientas e integraciones que necesitan tener trabajando en paralelo con su sistema de comunicaciones.
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