Ventajas de VoIP: 10 razones para cambiar a un PBX IP

Si está en busca de un nuevo sistema telefónico empresarial, lo más probable es que haya encontrado un PBX IP y VoIP, como también otros muchos acrónimos que debe entender para tomar la mejor decisión. Siga leyendo para aprenderlo todo y descubra cómo funciona un PBX IP.

El término PBX IP y sistema telefónico VoIP normalmente son intercambiables para describir un sistema telefónico empresarial que utiliza protocolos de internet (IP) para transmitir voz. Es por ello que VoIP se refiere en inglés: Voice Over Internet Protocol. El elemento Switchboard de su sistema telefónico privado es el PBX, que refiere a Private Branch Exchange.

Un sistema PBX IP es el componente central de los sistemas más modernos de telefonía VoIP. Estos sistemas consisten en el servidor PBX IP, teléfonos VoIP, y opcionalmente, una Gateway VoIP. El servidor de centralita IP es similar a un servidor proxy: los clientes SIP, bien se trate de teléfonos virtuales o de teléfonos basados en hardware, se registran en el servidor de la centralita IP y cuando desean realizar una llamada, le solicitan a la centralita IP que establezca la conexión. La centralita IP posee un directorio de todos los teléfonos/usuarios y su correspondiente dirección SIP y por ello puede conectar una llamada interna o encaminar una llamada externa a través de un Gateway VoIP o un prestador de servicios VOIP.

Existen dos tipos diferentes de PBX IP. La elección de su opción preferida depende de sus criterios específicos y de algunas restricciones.

PBX IP On-Premise

Un PBX IP On/PRemise (local) es solo eso, un sistema que se encuentra físicamente en sus instalaciones. Utiliza el hardware de servidor existente o puede comprar nuevo hardware para operar el PBX IP. Debido a que un PBX IP local está físicamente fijada en una ubicación, puede hacer que el trabajo remoto sea un ejercicio técnico más difícil de realizar. También significa que hay un único punto de fallo. Si el edificio sufre un incendio o una inundación, el sistema estará fuera de línea. Por último, un sistema On-Premise depende del acceso a Internet de sus instalaciones específicas, lo que podría causar problemas con la calidad de las llamadas.

Centralita IP alojada en la nube

Un PBX Hospedado está disponible como:

1. una solución autoadministrada
2. una solución de ‘Software como Servicio’ (SaaS).

Con ambas opciones, el sistema PBX en la nube se ejecuta en un entorno de servidor virtualizado en el centro de datos de un proveedor. Con ambas opciones, la capacidad de recuperación viene de serie, los costos son más bajos y se facilita el trabajo remoto.

Más información sobre las diferencias entre un PBX Hospedado y un PBX On-Premise.

En el centro del sistema telefónico VoIP está su PBX IP. El diagrama a continuación muestra el resto de componentes que completa su solución.

Echemos un vistazo a los componentes más en detalle:

Está es la red local de la empresa, por la que los ordenadores funcionan con clientes SIP como softphones, y los teléfonos IP se conectan directamente con el PBX.

El router de la empresa o firewall se conecta a internet y desde ahí puede conectarse a extensiones remotas. Las extensiones remotas incluyen ordenadores personales que utilizan softphones de PBX, teléfonos IP remotos, dispositivos móvil utilizando apps 3CX de Android e iOS, y otros PBX conectados mediante puentes. El router puede conectarse a la red PSTN si se utiliza un proveedor VoIP.

Una pasarela VoIP conecta directamente el PBX a una red PSTN para que pueda continuar haciendo y respondiendo llamadas desde líneas telefónicas analógicas. Esto se puede utilizar para empresas que están en proceso de hacer el cambio a VoIP.

Una de las principales ventajas de un sistema PBX IP es el costo. Además de menores tarifas de licencias, las empresas también ahorran en costos adicionales como mantenimiento y soporte, gracias a una menor necesidad de hardware on-premise. Todo lo que se requiere para usar y administrar un sistema telefónico VOIP es una conexión activa a internet, convirtiéndola en la mejor solución para grandes y pequeñas empresas por igual.

Las soluciones VoIP también aprovechan el poder de internet y ofrecen funcionalidades avanzadas que antes no eran posibles con PBX tradicionales y sistemas telefónicos analógicos. Cómo por ejemplo:

1. Mucho más fácil de instalar y configurar que un sistema telefónico tradicional

Un PBX IP se ejecuta como software en un ordenador y puede aprovechar la potencia de procesamiento avanzada del ordenador y la interfaz de usuario, así como las funciones. Cualquier persona con conocimientos de redes y ordenadores puede instalar y encargarse del mantenimiento de un PBX IP. Por el contrario, un sistema telefónico tradicional a menudo requiere un instalador capacitado en ese sistema en particular.

2. Más fácil de administrar gracias a la interfaz de configuración basada en web

Un PBX IP puede administrarse a través de una interfaz de configuración basada en web o una GUI, lo que le permite mantener y ajustar fácilmente su sistema telefónico. Los sistemas telefónicos tradicionales tienen interfaces difíciles de usar que a menudo están diseñadas para ser utilizadas únicamente por técnicos de telefonía.

3. Ahorro en costos de llamadas

Con un PBX IP puede utilizar fácilmente un proveedor de VoIP para llamadas de larga distancia e internacionales. El ahorro mensual es significativo. Si tiene sucursales, puede conectar fácilmente sistemas telefónicos entre sucursales y realizar llamadas gratuitas.

4. Eliminar el cableado telefónico

Un sistema telefónico IP permite conectar teléfonos IP de hardware directamente a un puerto de red estándar del ordenador (que puede compartir con el ordenador adyacente). Los teléfonos por software pueden instalarse directamente en el PC. Ahora puede eliminar el cableado telefónico y hacer que añadir o mover extensiones sea mucho más fácil. En oficinas nuevas, puede eliminar por completo la necesidad de cablear puertos adicionales para que los utilice el sistema telefónico de la oficina.

5. Eliminar la dependencia de los proveedores

Los PBX IP se basan en el estándar abierto SIP. Puede combinar cualquier teléfono de hardware o software SIP con cualquier PBX IP basada en SIP, Gateway PSTN o proveedor de VoIP. Por el contrario, un sistema telefónico tradicional a menudo requiere teléfonos tradicionales para utilizar funciones avanzadas y módulos de extensión tradicionales para añadir funciones.

6. Escalabilidad

Los sistemas tradicionales se quedan pequeños con facilidad. Añadir más líneas telefónicas o extensiones suele requerir costosos módulos de hardware. En algunos casos, se necesita un sistema telefónico completamente nuevo. No ocurre lo mismo con un PBX IP. Un ordenador estándar puede manejar fácilmente un gran número de líneas telefónicas y extensiones – ¡sólo tiene que añadir más teléfonos a su red para ampliar!

7. Mejor servicio al cliente y productividad

Como ahora el sistema está basado en ordenador, puede integrar las funciones telefónicas con las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, mostrar automáticamente la ficha de cliente de la persona que llama al recibir su llamada (integración con CRMs), lo que mejora notablemente el servicio al cliente y reduce los costos al disminuir el tiempo dedicado a cada llamada. Las llamadas salientes pueden realizarse directamente desde el navegador (Google Chrome y Microsoft Edge), eliminando la necesidad de que el usuario teclee el número de teléfono.

8. El triple de prestaciones del sistema telefónico por la mitad de precio

Como un PBX IP está basado en software, es más fácil para los desarrolladores añadir y mejorar las funciones. La mayoría de los sistemas telefónicos VoIP incluyen un amplio conjunto de funciones, como operadora automática, buzón de voz, grupos de timbrado y reportes avanzados. Se incluyen funciones de comunicaciones unificadas, como presencia, conferencias web, chat en vivo y llamadas gratuitas a través de la red de datos. Estas opciones suelen ser muy caras en los sistemas tradicionales.

9. Permitir hot desking y roaming

El “hot desking”, es decir, la posibilidad de cambiar fácilmente de oficina o escritorio en función de la tarea que se esté realizando, se ha hecho muy popular. Desafortunadamente, los PBX tradicionales requieren que las extensiones se vuelvan a sincronizar con la nueva ubicación. Con un PBX IP el usuario simplemente lleva su teléfono a su nuevo escritorio – ¡No se requiere configuración! Los usuarios también pueden desplazarse: si un empleado tiene que trabajar desde casa, puede simplemente encender su teléfono móvil y responder a las llamadas a su extensión, igual que lo haría en la oficina. Las llamadas pueden desviarse a cualquier lugar del mundo.

10. Mejor uso del teléfono

Los empleados suelen tener dificultades para utilizar las funciones avanzadas del teléfono. Establecer una conferencia o transferir una llamada en un PBX antiguo requiere instrucciones detalladas. No ocurre lo mismo con un PBX IP: todas las funciones se ejecutan fácilmente desde una interfaz gráfica fácil de usar. Además, los usuarios obtienen una mejor visión general del estado de otras extensiones, de las llamadas entrantes, de las colas de llamadas y de la presencia a través de las aplicaciones. Los sistemas tradicionales a menudo requieren costosos teléfonos de “sistema” para tener una idea de lo que está pasando en su sistema telefónico e incluso entonces, la información de estado es poco clara en el mejor de los casos.

3CX es un PBX IP con una diferencia: como la solución más flexible del mercado puede configurar su sistema telefónico para satisfacer los requerimientos específicos de su negocio: