¿Qué es un Contestador Automático?

El contestador automático, también conocido como IVR o recepcionista digital, es un término utilizado habitualmente en telefonía para describir un sistema de menús de voz. Es una función muy popular entre los sistemas telefónicos para empresas y las soluciones de Call Center.

Equipar su sistema telefónico con un contestador automático es rentable y cómodo para el cliente. Sustituye a un operador humano, automatizando y simplificando el procedimiento de llamada entrante y dirigiendo a las personas que llaman al empleado o departamento correcto. Al dirigir las llamadas entrantes al empleado o departamento correcto, se asegura de que se responden con prontitud para un mejor servicio al cliente. También puede ayudar con las llamadas entrantes fuera del horario laboral normal cuando no hay un operador disponible.

Contestador automático

¿Cuáles son las Funcionalidades de un Contestador Automático?

Cada contestador automático es diferente según el tipo de central telefónica que su negocio utilice. Sin embargo, aquí puede ver algunas de las funcionalidades que pueden mejorar la satisfacción y experiencia de sus clientes al instante:

  • Saludar a las personas que llaman: Los contestadores virtuales pueden utilizar saludos personalizados para dar la bienvenida a los llamantes. Estos saludos pueden subirse como archivos de audio.

  • Facilite la navegación: ¿Está familiarizado con “presione 1 para ventas, presione 2 para marketing, o espere en la línea para contactar con un operador” al inicio de la llamada? Una opción de menú sigue un guión de operadora preestablecido para completar la clasificación inicial de las llamadas entrantes. Los usuarios pueden elegir una tecla específica para pasar a la siguiente acción.

  • Desvío automático de llamadas: Cuando una persona que llama quiere ponerse en contacto con otra, un directorio de llamadas por nombre puede ser muy útil. Pueden seguir instrucciones sencillas como “Marque las tres primeras letras del nombre de la persona” y ponerse en contacto con ella.

  • Nunca pierda un mensaje: Si algún usuario no está disponible, el contestador automático digital dirige a las personas que llaman al buzón de voz correspondiente para que dejen un mensaje. Esta es la mejor práctica para asegurarse de que se atienden todas las llamadas comerciales.

3CX incluye una funcionalidad de contestador automático GRATIS sin límite de cuantos niveles pueden ser configurados. Por ejemplo, al presionar 1 el cliente pasa a otra ‘nivel‘ del sistema donde se le presenta con otras 9 opciones. En este caso puede elegir otra opción para seguir adelante. Se adapta a pequeñas empresas con una configuración fácil y rápida, incluso aquellas más complejas que requieren un menú multinivel.

¿Qué es un Flujo de Llamadas?

Un flujo de llamada es una ruta o mapa que una llamada sigue dependiendo de cómo el sistema telefónico esté configurado. Esto puede abarcar desde un flujo muy sencillo hasta flujos de llamadas completos en un Contact Center que integran sistemas de CRM y centro de datos. Por ejemplo, el sistema puede recibir una llamada, pedir a la persona que diga su nombre completo y número de cuenta. Al usar la tecnología ‘voz-a-texto‘, el sistema de flujo de llamadas podrá verificar al llamante y desviar la llamada al equipo correcto para solucionar su consulta.

El Call Flow Designer 3CX puede ayudar a cualquier negocio con una edición PRO o Enterprise a crear flujos de llamadas inteligentes basados en sus requerimientos y especificaciones. Algunas funcionalidades incluyen:

  • La sencilla acción gráfica de arrastrar y soltar hace que no se necesiten conocimientos de programación.

  • Las pasarelas de pago por voz pueden configurarse para aceptar pagos seguros con tarjeta.

  • La conversión de texto a voz y de voz a texto en varios idiomas permite a las organizaciones internacionales llevar el servicio al cliente al siguiente nivel.

¿Cómo Configurar un Sistema Telefónico Automatizado?

Configurar un sistema telefónico automatizado es un proceso sencillo que puede mejorar enormemente la forma en que su empresa administra las llamadas entrantes. Aquí le ofrecemos una guía sencilla para ayudarle a empezar:

  • 1

    Elija su Sistema Telefónico
    El primer paso es seleccionar un sistema telefónico que incluya funciones de contestador automático. Muchos sistemas telefónicos modernos ofrecen esta funcionalidad, así que elija uno que se adapte al tamaño y las necesidades de su empresa.

  • 2

    Diseñe su Flujo de Llamadas
    Piense cómo quiere que se dirijan las llamadas. Empiece por planificar las opciones de menú (por ejemplo, “Presione 1 para Ventas, Presione 2 para Asistencia“). El menú debe ser conciso e intuitivo para que los interlocutores puedan encontrar rápidamente el departamento adecuado sin sentirse frustrados.

  • 3

    Grabe sus Saludos
    Realice grabaciones profesionales y acogedoras que guíen a sus interlocutores a través de las opciones disponibles. Puede pregrabarlas una persona de su empresa o contratar un servicio de locución profesional para que suenen impecables.

  • 4

    Configure el Sistema
    Una vez que las grabaciones estén listas y el flujo de llamadas trazado, utilice las herramientas de configuración de su sistema telefónico para poner en marcha la aplicación. Esto implica cargar las grabaciones, configurar las opciones de menú y establecer reglas para las llamadas en horario de oficina o fuera de horario.

  • 5

    Pruebe el Sistema
    Antes de poner en marcha el sistema, pruébelo usted mismo. Llame, navegue por el menú y compruebe si las llamadas se encaminan correctamente. Así garantizará una experiencia sin problemas a sus clientes.

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