Ya está convencido de los beneficios de las Comunicaciones Unificadas (UC) para realmente mejorar los procesos de su empresa, ya se encuentra listo para implementar una nueva y moderna solución, pero aún ve complicado el implementar UC completa y exitosamente. La habilidad de sus empleados para adaptarse al uso de estas nuevas herramientas y nuevos métodos de trabajo es la piedra angular para una transición armoniosa y uso eficiente de una solución de Comunicaciones Unificadas.
Estos son 3 desafíos que enfrentará al implementar su nueva herramienta de comunicaciones:
- Los requerimientos específicos de cada departamento y equipo deben ser tomados en cuenta. Si su empresa cuenta con múltiples oficinas, cada ubicación debe tener soporte local al momento de la migración a la nueva plataforma.
- La nueva solución de comunicaciones unificadas debe ser escalable para así poder integrarla con nuevos servicios o crecer o decrecer conforme a las necesidades futuras del negocio.
- La nueva plataforma debe poder integrar distintos sistemas de otras generaciones en una sola infraestructura centralizada, permitiendo al mismo tiempo que cada departamento administre a su propio equipo.
Las empresas que superen estos desafíos agregarán un valor importante a su negocio. Con Comunicaciones Unificadas, puede facilitar una mejor interacción entre sus colaboradores y conseguir una mayor eficiencia en todos los procesos, tanto internos como externos, de la compañía. Así que, ¿cómo puede ser implementada exitosamente la colaboración dentro de la empresa?
El elegir la plataforma de Comunicaciones Unificadas correcta es el primer paso, ya sea para ser hospedado en la nube o instalado de forma local (on-premise). Una vez que el producto indicado es seleccionado, lo siguiente es demostrar a los trabajadores del por qué el cambio y recibir sus comentarios y preocupaciones sobre cómo impactará esto a sus procesos de trabajo. Para eso, es necesario tener expectativas reales y tiempo suficiente para aprender a utilizarla y adaptar a las necesidades de cada departamento o equipo.
Existen dos formas principales de introducir una plataforma de este tipo, cada una con sus ventajas y desventajas. El verdadero éxito de una implementación sólo puede ser medido si los trabajadores efectivamente hacen uso de esta nueva tecnología en su rutina de trabajo diaria y el impacto en sus comunicaciones y colaboración es obvio:
- Método 1: Desechar y Reemplazar – El implementar UC se hace en un periodo corto y de forma casi inmediata. Los antiguos sistemas de comunicaciones y periféricos (tales como teléfonos de escritorio y accesorios) desaparecen de la empresa de una semana a la otra, siendo reemplazados por completo por el nuevo sistema de Comunicaciones Unificadas. Los empleados no tienen otra opción más que adaptarse.
- Método 2: Adopción gradual – En este segundo caso, la implementación se realiza en un lapso mayor, que a menudo puede llegar a meses, en el cual las nuevas funcionalidades son incorporadas por etapas. Por ejemplo, una empresa puede empezar a utilizar la mensajería instantánea en una primera fase, para posteriormente adoptar la videoconferencia.
Mientras que el método de “Desechar y Reemplazar” puede ser implementado de forma inmediata y rápidamente demuestra un retorno de inversión a través de una importante reducción, desde el inicio, del costo de mantenimiento, este método puede parecer abrupto para los trabajadores. La adopción gradual, por otro lado, permite al departamento de TI probar y proveer soporte más a detalle. Además, los usuarios pueden familiarizarse poco a poco con cada nueva herramienta e ir aprendiendo cómo utilizarlas.
La resistencia al cambio es la barrera más común para la adopción de nuevas tecnologías, por lo que es conveniente optar por una implementación gradual. Tome su tiempo para asegurarse de que su organización explote todas las funcionalidades de una plataforma de Comunicaciones Unificadas. Debido a que los usuarios tendrán tiempo y soporte para esto, pronto se convencerán de las ventajas de su nueva plataforma de comunicaciones y de los beneficios que aporta a la empresa.
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