La mayoría de las empresas alrededor del mundo deben de estár de acuerdo en que las comunicaciones son una activo vital, después de todo, ningún negocio puede ser productivo y a la vez rentable si los colaboradores no pueden comunicarse entre sí.
Independientemente del enfoque o estrategia que adopte una empresa, ya sea confiando exclusivamente en herramientas de voz y correo electrónico, eligiendo una suite de Comunicaciones Unificadas que agrupen todas las herramientas en una sóla plataforma o investigando diversas opciones como herramientas de colaboración, a menudo existe la sensación de que el proporcionar comunicaciones para toda la fuerza de trabajo es una tarea desafiante y a veces desalentadora que, por lo regular, es llevada a cabo por un enorme equipo de TI de una empresa o por un consultor externo altamente capacitado. La pregunta que se deben hacer las organizaciones es ¿por qué y si esta es siempre la mejor opción?
¿Por qué y en qué casos?
Para aquellas empresas u organizaciones sin grandes presupuestos para dedicar a un gran proyecto de TI, el motivo para externalizar el servicio, como ocurre en la mayoría de las decisiones, se reduce a dos factores entrelazados: costo y complejidad.
La idea es comprensible, si la empresa se comunica por voz, correo electrónico, mensajería, video y más, además de otros canales que se van agregando conforme la empresa se va desarrollando, entonces necesita el hardware para soportar cada uno de estos canales. Sin olvidar mencionar que, además, debe ser posible soportar cualquier ubicación desde la cual los usuarios necesiten comunicarse, lo que puede implicar dispositivos separados en diversos lugares. Después, está el costo de conectar todas las ubicaciones y de contratar al personal o consultores necesarios para administrar, soportar, mantener e implementar el sistema. Al mismo tiempo, y a medida que los sistemas se vuelven más complejos, añadiendo dispositivos y diversas conexiones, estos también requieren de una administración más compleja y corren el riesgo de que una pequeña falla desconecte toda la red. Frente a esto, la entrega del control de sus comunicaciones parece la opción más racional.
La ventaja de ambos mundos
Sin embargo, al igual que con cualquier operación empresarial, existen algunas desventajas en la externalización o subcontratación de sus servicios de comunicaciones. Primero, la seguridad, ¿puede la empresa estar segura de que sus líneas están protegidas de la mejor manera y que en caso de una emergencia existan cuente con los procedimientos correctos de respuesta? En segundo lugar, la flexibilidad: el consultor externo, y por lo tanto, la empresa, ¿se verán forzados a utilizar la infraestructura específica de un sólo proveedor? es decir, incluso si ese proveedor no puede satisfacer las necesidades de la empresa o es reemplazado en un futuro por una mejor opción. Y ¿la empresa tendrá la flexibilidad de adaptar su estrategia de comunicación para satisfacer sus propias necesidad, independientemente de lo que depare el futuro? por ejemplo, para adoptar una forma de trabajo más flexible, soportar una expansión en el extranjero o inclusive si la empresa se ve forzada a reducir su tamaño. Teniendo en cuenta esto, las empresas puede que opten por mantener sus comunicaciones en casa. Pero ¿es posible contar con lo mejor de ambos mundos?
Simplicidad
Así como una de las principales razones para externalizar las Comunicaciones Unificadas es la complejidad y, a su vez, el costo; la simplicidad es uno de los motivos para mantenerlas en casa. Como sucede con la mayoría de las tareas tecnológicas, las Comunicaciones Unificadas han experimentado una revolución de software, en el que es totalmente posible operar los servicios complementante en Internet,sin siquiera contar con un Troncal SIP dedicado y mucho menos el cableado de cobre que alguna vez fue la exigencia en este tipo de tecnologías. Al mismo tiempo, la mayoría de las trabajadores pueden acceder a cada una de las herramientas que necesitan desde un sólo dispositivo y las Comunicaciones Unificadas no son diferentes, se accede a ellas a través de ya sea un smartphone o tablet, laptop o computadora de escritorio, con todo lo necesario para que los usuarios puedan trabajar desde donde sea.
Este enfoque basado en software hace que las Comunicaciones Unificadas sean esencialmente agnósticos al hardware; siempre que un dispositivo pueda ejecutar aplicaciones y acceder a un servidor central cuando sea necesario, puede soportar el negocio y a su vez puede lograr que el crecimiento, junto con el trabajo flexible, sea más simple. Este enfoque también hace que los servicios sean más resilientes. Mientras que se cuente con una copia de seguridad del software y la información, ningún dispositivo o conexión es irremplazable.
Finalmente, existe un problema con la administración. Es posible que los equipos de TI no conozcan de memoria las CU, pero deben conocer el software, cómo protegerlo, implementarlo y administrarlo. Irónicamente, al entrar en la era del Software como Servicio (SaaS), nunca había sido tan fácil el poseer y operar Comunicaciones Unificadas completamente en casa. Desde luego, todavía no hay nada que impida que una empresa las externalice o subcontrate. Pero cuando lo hacen saben que es una decisión comercial estratégica y no la única manera posible de trabajar.
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