¿Intentando utilizar varias Apps de colaboración en la oficina? ¡No está solo!
Según un estudio, el 91% de las empresas utilizan al menos 2 apps de mensajería para comunicaciones internas. Esto contradice los consejos de los administradores de TI, que normalmente quieren consolidar plataformas por razones de seguridad y UX. ¿Y por qué la contradicción?
En este artículo vamos a explorar las dificultades de usar diferentes herramientas de colaboración y sugeriremos soluciones que mantendrán a ambas partes contentas. (Spoiler alert: no se trata de abandonar todas sus plataformas, si no de hacerlas trabajar conjuntamente).
El aumento de la colaboración enfocada en el usuario.
Puede que se haya preguntado cómo su organización ha terminado utilizando cinco plataformas de chat cuando solo una de ellas está aprobada (¡Y paga las tasas de suscripción)
El aumento de la colaboración enfocada en el usuario significa que ahora es más fácil que nunca para empleados y equipos elegir la plataforma que les permite trabajar más eficientemente. En teoría, esto es algo positivo. Todos somos diferentes y cada uno tiene un estilo de comunicación distinto. Como cada plataforma tiene un UX único, es normal tener una predilección hacia una plataforma en concreto que nos haga más productivos.
Hasta hace poco, esto no hubiera sido posible. Un modelo “centrado en el negocio” significaba que el acceso a las herramientas de comunicación requería una suscripción corporativa (¡como muchos recordareis los viejos tiempos de Microsoft Lync!). Hoy en día, las plataformas se centran en usuarios y equipos directamente, ofreciéndoles versiones gratuitas y soluciones económicas básicas.
Varias Apps de colaboración = Varios problemas
Usando múltiples apps de colaboración, especialmente las gratuitas, crean múltiples problemas. (Revise el artículo para más información sobre riesgos de las comunicaciones gratuitas). Aquí tiene cuatro de los problemas más comunes planteados por Partners 3CX.
1. Soportar Múltiples Apps puede ser costoso
Si los equipos dentro de su organización prefieren utilizar diferentes canales puede que acabe pagando por diferentes suscripciones y gastando el dinero cuando lo podría estar invirtiendo en otro lugar. Mientras que las herramientas de comunicación cada vez son más económicas en general, nadie quiere estar pagando más de lo que debería.
Por lo que, si su equipo de marketing quiere un canal distinto al de sus programadores, es hora de profundizar y comprender cuales son las funcionalidades que más importan, para que pueda identificar las plataformas que mejor se ajustan a todos los departamentos.
2. Las Apps personales son un riesgo para la seguridad
Como bien dice el dicho, “Si el producto es gratis, el producto es usted”. Lo mismo se puede aplicar al software. Si sus empleados usan plataformas personales para hablar sobre temas empresariales, está en peligro de exponer información confidencial, especialmente cuando las cuentas personales de los empleados no se pueden monitorear centralmente.
Mantenga los asuntos personales y empresariales separados: use una plataforma de colaboración empresarial para todos los asuntos corporativos.
3. Perdida de información
Mientras que el riesgo de exponer accidentalmente información es muy real también lo es el riesgo de perderla. Cuando los empleados utilizan múltiples apps, la información tiende a perderse. Después de todo, ya es difícil intentar encontrar la información guardada en sus propios documentos, imagínese en tres plataformas diferentes.
Perder información interfiere con reuniones, obstaculiza el progreso de los proyectos y hace que los empleados sean menos productivos. Cuantas menos plataformas utilicen para comunicarse, menos información estará desperdigada, por lo que no perderán el tiempo en volver sobre sus pasos digitales en búsqueda de la información.
4. Falta de Alineación interna
Cuando los equipos usan apps de colaboración separadas, los equipos no colaboran entre ellos, y la comunicación interna de la empresa puede verse comprometida.
La falta de alineación interna puede ser peligrosa. Si los equipos no se comunican, o simplemente hay una dificultad para contactar entre ellos, existe la posibilidad que vayan en direcciones distintas. Esto no son buenas noticias para el trabajo de proyectos y puede impedir el crecimiento de la empresa.
¿Cuál es la solución?
A pesar de las dificultades de usar múltiples apps de colaboración, es poco realista suponer una centralización total de las comunicaciones. Es importante reconocer que los distintos equipos dentro de la organización tienen diferentes necesidades que deben de tenerse en consideración.
La solución es doble. Primero, apoyar las plataformas de colaboración que combinen múltiples métodos de comunicación en una interfaz fácil de usar. Esto asegura que la mayoría de los empleados pueden comunicarse usando sus métodos preferidos, ya sea vídeo, chat, telefonía o móvil, sin tener que buscar por soluciones de app personales.
En segundo lugar, buscar un conjunto de comunicaciones que ofrezca interoperabilidad. Tecnología con estándares abiertos hacen que integrar las aplicaciones sea posible para comunicarse entre ellos, reduciendo el riesgo de perder información, y de alineación interna.
Conclusión
Cuantas más apps utilice, más difícil es conseguir utilizar una solución de comunicaciones unificadas en toda la organización. Los Partner de TI deben estar preparados para entornos diversos, pero deben intentar consolidar donde sea posible para reducir riesgos de seguridad, reducciones de productividad, y costos innecesarios.
Al elegir una herramienta de comunicaciones multi canal como 3CX, puede evitar el quedar atrapado por múltiples apps de colaboración. Y así, poder disfrutar de conferencias integradas, llamadas, chat, y comunicaciones externas. 3CX es una solución de estándares abiertos que permite la integración fácil de aplicaciones de terceros. Tenga un centro de comunicaciones para todos sus empleados.
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