3CX Phone System permite la integración con diversos CRM, de modo de obtener a partir del número del llamante la información de un contacto cuando éste nos llama, o realizar llamadas a nuestros contactos directamente desde la interfaz de nuestro CRM, sin necesidad de ingresar el número en nuestro teléfono.

Se encuentra disponible la integración con Microsoft Outlook, Microsoft Dynamics y Salesforce. La integración con otros software de CRM puede lograrse creando plug-ins. En este caso vamos a configurar la integración con Salesforce.

Pre-requisitos

La integración con Salesforce se encuentra implementada como un plug-in para el módulo de integración CRM del 3CX Assistant. Por lo tanto, es necesario tener instalado el 3CX Assistant con la opción de integración CRM habilitada en cada puesto de trabajo donde queramos instalar el plug-in de Salesforce. Más información en relación a la instalación del 3CX Assistant aquí.

Instalando el plug-in

El instalador del plug-in puede descargarse desde aquí. Ejecute el instalador y siga los pasos solicitados. En caso de correr el instalador mientras 3CX Assistant está corriendo, deberá reiniciar la aplicación para que reconozca al plug-in, ya que este reconocimiento se realiza en el arranque del 3CX Assistant.

Configurando el plug-in

Abra el 3CX Assistant y vaya a “File” -> “CRM Settings”. Se abrirá el diálogo de configuración del módulo de integración CRM. Vaya a la solapa “CRM plugins”. Por defecto, el plug-in de integración con Outlook se encuentra habilitado, por lo que deberá seleccionarlo en el árbol de la izquierda y deshabilitarlo. Luego habilite el plug-in de Salesforce activando la opción “Habilitar el plug-in Salesforce”.

A continuación ingrese los datos de su cuenta de Salesforce. En caso de no tener aún el Testigo de seguridad (Security token), puede obtenerlo ingresando con su usuario a Salesforce.com y yendo a “Setup” -> “My Personal Information” -> “Reset My Security Token”. Su nuevo testigo de seguridad le llegará por correo electrónico.

Luego puede configurar donde debe buscarse la información de contactos (en las tablas de Contactos y/o Candidatos), y la cantidad máxima de dígitos a comparar. Este último parámetro es importante para lograr encontrar la información de los contactos de manera confiable. Indica cuántos dígitos deben compararse entre el número guardado en Salesforce y el número del cual proviene la llamada. Dado que muchas veces guardamos a nuestros contactos en Salesforce con prefijos que no llegan en el caller ID, o solo los números locales, este parámetro permite logar encontrar al contacto adecuado incluso cuando solo coinciden los últimos N dígitos.

En la solapa Plug-in Status podrá observar el estado en que se encuentra cada plug-in, de modo de verificar que la información ingresada es correcta. Por ejemplo, a continuación se muestra el estado del plug-in cuando la información de la cuenta ingresada es incorrecta:

Mientras que en caso de que el plug-in se encuentre configurado correctamente, debería verlo de la siguiente manera:

Recibiendo llamadas entrantes

Una vez que el plug-in de Salesforce se encuentra configurado correctamente, al recibir una llamada a su extensión, el 3CX Assistant será notificado de dicha llamada e informará al plug-in para que busque un contacto con ese número. En caso de encontrarlo lo mostrará en el screen pop-up.

Realizando llamadas salientes desde la interfaz web de Salesforce

El plug-in de Salesforce crea automáticamente algunos campos personalizados cuando es utilizado por un usuario de Salesforce con privilegios administrativos. Cada unos de estos campos permite realizar rápidamente una llamada a cada uno de los teléfonos de un contacto o un candidato, mediante un simple clic en la interfaz web de Salesforce.

Los campos creados son los siguientes:

En la tabla de Contactos

  • Call assistant phone via 3CX
  • Call fax via 3CX
  • Call home phone via 3CX
  • Call mobile phone via 3CX
  • Call other phone via 3CX
  • Call phone via 3CX

En la tabla de Candidatos

  • Call fax via 3CX
  • Call mobile phone via 3CX
  • Call phone via 3CX

Estos campos se encuentran ocultos por defecto, y debe habilitarse su visualización. Para esto debe entrar a Salesforce con un usuario administrador e ir a “Setup” -> “App Setup” -> “Customize” -> “Contacts” ->“Fields”. Al final de esa página encontrará los campos personalizados. Presione el campo personalizado que desea hacer visible, por ejemplo “Call mobile phone via 3CX”. Presione el botón “View Field Accessibility” en la parte superior derecha de la pantalla, luego haga clic en la etiqueta “Hidden” a la derecha de “Standard User”. Seleccione la opción “Visible” en la fila “Contact Layout”, y presione el botón “Save” para terminar.

Luego repita el procedimiento para cada campo que quiera hacer visible en la página de los contactos.

Finalmente repita el procedimiento para los candidatos, yendo a “Setup” -> “App Setup” -> “Customize” -> “Leads” -> “Fields”.

Una vez modificada la visibilidad de estos campos personalizados, podrá realizar llamadas a sus contactos o candidatos directamente desde la interfaz web de Salesforce.  Por ejemplo, siguiendo el enlace “Click here to call this contact with 3CX (Phone)” realizará una llamada saliente al teléfono del contacto utilizando 3CX Phone System, y conectará la llamada a la extensión configurada en el 3CX Assistant.