3CX Phone System permite la integración con diversos CRM, de modo de obtener a partir del número del llamante la información de un contacto cuando éste nos llama, o realizar llamadas a nuestros contactos directamente desde la interfaz de nuestro CRM, sin necesidad de ingresar el número en nuestro teléfono.

Se encuentra disponible la integración con Microsoft Outlook, Microsoft Dynamics y Salesforce. La integración con otros software de CRM puede lograrse creando plug-ins. En este caso vamos a configurar la integración con Microsoft Dynamics.

Pre-requisitos

La integración con Microsoft Dynamics se encuentra implementada como un plug-in para el módulo de integración CRM del 3CX Assistant. Por lo tanto, es necesario tener instalado el 3CX Assistant con la opción de integración CRM habilitada en cada puesto de trabajo donde queramos instalar el plug-in de Microsoft Dynamics. Más información en relación a la instalación del 3CX Assistant aquí.

La versión de Microsoft Dynamics soportada al momento de escribir este artículo es la 4.0, y puede conectarse a una instalación en sus propios servidores, una instalación hosteada en un partner de Microsoft, o incluso si Usted cuenta con una suscripción a Microsoft Dynamics CRM Online.

Instalando el plug-in

El instalador del plug-in puede descargarse desde aquí. Ejecute el instalador y siga los pasos solicitados. En caso de correr el instalador mientras 3CX Assistant está corriendo, deberá reiniciar la aplicación para que reconozca al plug-in, ya que este reconocimiento se realiza en el arranque del 3CX Assistant.

Configurando el plug-in

Abra el 3CX Assistant y vaya a “File” -> “CRM Settings”. Se abrirá el diálogo de configuración del módulo de integración CRM. Vaya a la solapa “CRM plugins”. Por defecto, el plug-in de integración con Outlook se encuentra habilitado, por lo que deberá seleccionarlo en el árbol de la izquierda y deshabilitarlo. Luego habilite el plug-in de Microsoft Dynamics activando la opción “Habilitar el plug-in Microsoft Dynamics”.

A continuación ingrese el nombre de su organización y la información de login a Microsoft Dynamics. Existen 3 métodos de login:

  • OnPremise: seleccione esta opción cuando su Microsoft Dynamics CRM se encuentra configurado para utilizar autenticación integrada a Active Directory.
  • IFD: seleccione esta opción cuando su Microsoft Dynamics CRM se encuentra configurado como “Internet‐Facing deployment”.
  • WindowsLive: seleccione esta opción si Usted cuenta con una suscripción a Microsoft Dynamics CRM Online.

Dependiendo del método de autenticación seleccionado, podrá configurar su cuenta con diferentes parámetros. Por ejemplo, cuando seleccione autenticación OnPremise, podrá elegir la utilización de las credenciales de su usuario, o especificar las credenciales de otro usuario. Y al utilizar Windows Live authentication, simplemente necesita especificar su usuario y contraseña.

Luego puede configurar donde debe buscarse la información de contactos (en las tablas de Contactos, Candidatos y/o Cuentas), y el orden de prioridad en esas tablas. También podrá configurar la cantidad máxima de dígitos a comparar. Este último parámetro es importante para lograr encontrar la información de los contactos de manera confiable. Indica cuántos dígitos deben compararse entre el número guardado en Microsoft Dynamics y el número del cual proviene la llamada. Dado que muchas veces guardamos a nuestros contactos en Microsoft Dynamics con prefijos que no llegan en el caller ID, o solo los números locales, este parámetro permite logar encontrar al contacto adecuado incluso cuando solo coinciden los últimos N dígitos.

En la solapa Plug-in Status podrá observar el estado en que se encuentra cada plug-in, de modo de verificar que la información ingresada es correcta. Por ejemplo, a continuación se muestra el estado del plug-in cuando se encuentra correctamente configurado:

Recibiendo llamadas entrantes

Una vez que el plug-in de Microsoft Dynamics se encuentra configurado correctamente, al recibir una llamada a su extensión, el 3CX Assistant será notificado de dicha llamada e informará al plug-in para que busque un contacto con ese número. En caso de encontrarlo lo mostrará en el screen pop-up.

Realizando llamadas salientes desde la interfaz web de Microsoft Dynamics

Para poder realizar llamadas salientes desde la interfaz web de Microsoft Dynamics necesitará agregar una personalización. Para esto:

    1. Ingrese a la intefaz web de Microsoft Dynamics CRM, y vaya a la página “Settings”.
    2. En la sección “Administration”, seleccione “System Settings”.

    1. Seleccione la solapa “Customization” y agregue una “Web Application” a la sección “Custom menus and toolbars”. Presione el botón “OK” para aceptar los cambios y cierre el diálogo “System Settings”.
    2. Dentro de la página “Settings” seleccione la sección “Customization”, y presione el enlace “Import Customizations”.
    3. Busque el archivo “Microsoft Dynamics Customizations.xml” ubicado en el directorio de instalación, por ejemplo en “C:Program Files3CX AssistantCRMMicrosoft Dynamics Customizations.xml”, y presione el botón “Upload”.
    4. Seleccione la línea “ISV Config”, y luego haga clic en “Import Selected Customizations”. Presione “OK” para confirmar.

NOTA: si previamente agregó personalizaciones para otra aplicación, este procedimiento sobre escribirá esas personalizaciones. Para evitar perder sus personalizaciones actuales, exportelas primero, genere un nuevo archivo incluyendo las personalizaciones exportadas y las provistas por 3CX, y finalmente importe el archivo conteniendo todas las personalizaciones.

  1. Debería ver el mensaje “Customizations have been imported successfully”. Presione el botón “OK” para finalizar.
  2. Una vez importadas las personalizaciones provistas por este plug-in, verá un menú al abrir un contacto, candidato o cuenta, como se muestra en la siguiente imagen.

Al seleccionar “Call via 3CX” -> “Mobile Phone”, se lanzará una llamada al teléfono móvil del contacto utilizando el 3CX Assistant, el cual debe estar corriendo. En caso de no estar corriendo el 3CX Assistant, verá un mensaje describiendo el error.