La elección del software de Call Center correcto dentro de la empresa tiene que ayudarnos, entre otras cosas, a administrar las llamadas, ya sea de entrada o de salida, para que puedan ser atendidas a su debido tiempo y que la empresa empresa puede lograr la satisfacción del cliente y al mismo tiempo bienestar para los colaboradores.
Hoy en día, la nube ha cambiado la forma de trabajo dentro de los centros de llamadas. Las versiones de software enfocado en la nube es una revolución que atrae a las pequeñas empresas, así como a los centros de llamadas tradicionales de mayor capacidad. Sin embargo, hay muchas cosas a considerar para un empresario que quiere ingresar a este campo. La tarea más importante es seguir siendo competitivo, lo que no se da para todos. La elección del software se puede hacer de acuerdo con las funcionalidades que la empresa necesita, pero también hay opciones esenciales para garantizar la productividad y la viabilidad del centro de llamadas.
Aquí hay 5 características importantes a considerar antes de elegir su Software para Call Center:
Distribuidor automático de llamadas
El Distribuidor Automático de Llamadas (ACD) es una funcionalidad esencial en un call center, ya que administra las llamadas entrantes y las transfiere correctamente. Las llamadas se cuentan y administran de acuerdo con instrucciones predefinidas basadas en el identificador de llamada, una base de datos externa o cualquier otra regla. La distribución automática garantiza un rápido procesamiento de llamadas y la satisfacción del cliente. El ACD también hace posible realizar llamadas salientes, transferir llamadas a otra extensión, agrupar datos de usuarios, una función vital para el buen funcionamiento de un centro de llamadas.
Marcador Predictivo
En general, los centros de llamadas trabajan a través dos tipos de campañas de llamadas. Campañas de llamadas entrantes o campañas de salida. Un marcador predictivo es un sistema de llamadas de salida que marca automáticamente números de una lista de números, ya sea para propósitos de venta o recuperación de cartera. Esta es una característica importante debido a que es más eficiente marcar de forma tradicional. Esto permite identificar números ocupados, sin respuesta o desconectados antes de que la llamada les sea asignada a un agente. El marcador predictivo permite marcar múltiples números al mismo tiempo, aumentando así la productividad.
Respuesta de Voz Interactiva
Un IVR es una tecnología que permite a la persona que llama obtener una respuesta o servicio mediante el uso de comandos de voz o tonos DTMF, el ya bastante conocido “menú de opciones”. Debido a que esta función ayuda a los consumidores y clientes a conocer los productos, servicios y soluciones que se ofrecen, puede considerarse una de las características más importantes dentro de un Call Center. El IVR se utiliza para administrar un gran volumen de llamadas y optimiza la respuesta que se brinda a los clientes sin utilizar los recursos humanos de la empresa, por ejemplo, un cliente consultando la fecha de vencimiento de una póliza o el resumen de movimientos de su tarjeta de crédito.
Ruteo Según Habilidades
El enrutamiento basado en habilidades es la versión mejorada de la ACD. Con el enrutamiento basado en agentes, las llamadas de los clientes se redirigen al agente más competente para satisfacer la demanda específica. Puede ser una cuestión de idioma, especialidad o cualquier otra habilidad específica de un agente. Es una característica vital para mejorar la relación cliente-agente.
Colas de Llamada
Desde el punto de vista de un agente, es importante saber con qué llamada tratar primero. La función de “colas de llamada” permite a los agentes enrutar llamadas a una cola inteligente. Además, muchos centros de llamadas permiten que sus agentes trabajen de forma remota. Los agentes pueden permanecer conectados a la cola de llamadas y cuando una gran cantidad de llamadas llegue simultáneamente, esta función permite que cada agente permanezca en silencio y filtre las llamadas importantes para procesarlas con prioridad.
Conclusión
Existen varias estrategias efectivas en términos de productividad. Es difícil saber cuál de estas estrategias es la más adecuada. Es importante tener en cuenta los resultados que desea lograr y asegurarse de que el software para su Call Center cuente con las funciones que necesita (fáciles de usar, intuitivas y completas) para hacer crecer su negocio.
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