¿También teme por la ola de calor que se aproxima con la llegada del verano? Aquellos que pueden trabajar en lugares con aire acondicionado tienen la vida resuelta… aunque con los precios de la luz tal vez no tanto. De alguna manera nos cuesta más concentrarnos – estamos más pendientes del viaje para nuestras vacaciones y organizar qué hacer con los niños durante los próximos dos meses. Con todo esto rondando en nuestra cabeza, ¿Quién puede concentrarse en las tareas y proyectos pendientes? Aquí tiene algunos consejos sobre cómo ayudar a su equipo a mantenerse eficiente y productivo durante el horario de trabajo:

1. La clave: Digitalizar su negocio

Ahora se pueden controlar fábricas enteras de forma virtual y remota. Así que porqué no identificar el potencial en su organización y digitalizar sus procesos empresariales y equipos para mantener un control remoto en cualquier momento. ¡Las vacaciones de verano son el momento perfecto para poner esto a prueba! En vez de tener oficinas medio vacías, puede dar a sus empleados las herramientas adecuadas para ser productivos incluso fuera de sus instalaciones. Se quedará sorprendido sobre todas las herramientas de colaboración que existen hoy en día para este punto específicamente: Google, Workspace, Office 365, Trello, 3CX, entre otras. Y gracias a los softwares para videoconferencias de última generación sus reuniones virtuales serán tan eficientes como si todos los participantes estuvieran de forma presencial.

Es importante tener apps empresariales compatibles y que puedan integrarse entre sí para obtener la máxima productividad. Olvídese de tener varias apps con diferentes plataformas que lo único que consiguen es aumentar los costes y el tiempo cambiando de una a otra. Por ejemplo, al integrar sus canales de contacto internos y externos en una sola interfaz podrá incluir todas las llamadas, chats y videoconferencias de su día a día. Al digitalizar sus sistema de comunicación y dar a sus empleados acceso remoto les ahorrará tiempo al tener toda sus comunicaciones en una sola plataforma y poder acceder desde cualquier lugar. De esta forma podrá ofrecer un servicio y soporte de primer categoría durante todo el verano, sin que sus clientes sepan si su pregunta es respondida desde su oficina de call center, Ibiza o el salón de la casa de sus empleados.

2. Conciliación laboral y familiar – Movilidad total

Ningún empleado debería renunciar a sus días de vacaciones con su familia por proyectos o ciertos puestos que no pueden quedarse vacíos incluso durante el verano. Pero la presencia física en la oficina no es necesaria. Las apps para smartphones, que se han convertido en una necesidad en nuestra vida diaria, ahora también están empezando a formar parte de nuestra vida laboral. Puede utilizarlas para potenciar las comunicaciones y colaboración entre su equipo sin importar desde donde estén trabajando.

Al ofrecer a sus empleados la flexibilidad en cuanto a la ubicación e incluso el horario, se asegura de mantener un alto nivel de motivación y compromiso durante estos meses de calor. No siempre es necesario tener un horario estricto de 9 a 5, ¿por qué no ofrecer un horario flexible para que sus empleados puedan completar toda la carga de trabajo al mismo tiempo que pasan tiempo con su familia? Sin duda, se lo agradecerán con una mayor productividad y eficiencia tanto durante estos meses como después.

Trabajar en verano manteniendo la productividad

¿Sabía que la vitamina D también mejora el rendimiento? Por lo que incentive a sus empleados a tomar descansos de sus pantallas o recomiende que trasladen su zona de trabajo al exterior durante las horas de menos calor: al parque, la terracita de un bar o incluso al lado de la piscina (¡cuidado con el ordenador eso sí!).

3. Máxima transparencia y control

La confianza está bien, pero el control debe ser una realidad. Dependiendo de lo extenso que sea su equipo y sus tareas, puede ser difícil mantener un control total del rendimiento y objetivos alcanzados de cada miembro del equipo. Pero he aquí la solución, ahora existen muchas herramientas para esto. Aplicaciones de proyectos como Asana pueden ayudarle a monitorizar proyectos y tareas en curso. Para el análisis de todas sus comunicaciones entre sus empleados o con clientes, 3CX ofrece reportes avanzados y estadísticas en tiempo real con nuestro Wallboard y cliente web. Con estos reportes de llamadas y chats podrá ver el nº que han sido atendidas, en espera o abandonadas por agente, grupo o cola. De esta forma, podrá hacer un seguimiento y recibir información clave sobre cómo va su servicio al cliente, ventas y soporte y si se están cumpliendo todos los KPI establecidos.

4. El subidón del verano, hora de ponerse al día

En muchos departamentos o sectores empresariales, el verano es una época más relajada y con una menor carga de trabajo. Probablemente tenga algunos puntos en su lista de tareas pendientes que siempre pospone, y que siempre se quedan con la etiqueta de “No urgentes”, “Poco importantes”. Ahora es el momento de por fin tacharlos de su lista. Si por el contrario está al día con todas sus tareas, este también es un momento ideal para mejorar sus habilidades y aumentar sus conocimientos. Complete cursos de entrenamiento, seminarios o incluso actividades de team building online. A largo plazo estos nuevos conocimientos pueden suponer una mayor productividad.

Aproveche esta oportunidad para realizar una ronda de feedback y evaluación del primer semestre del año. Haga un análisis del rendimiento, productividad y si es necesario ajustar algún objetivo o tomar medidas para evitar sorpresas a final de año cuando ya es demasiado tarde. Los representantes de ventas y servicio al cliente pueden dedicarse a cultivar la red de clientes y actualizar contactos. ¿Están todos los canales y redes sociales al día? ¿Qué tipo de contenido debe ser publicado en el futuro? Invierta algo de tiempo y esté preparado para los próximos 6 meses.

Conclusión

El verano no tiene porqué significar una menor productividad, con las herramientas digitales adecuadas puede ser uno de los mejores periodos del año. Mayor flexibilidad en lugar y horario de trabajo de los empleados para mantener la motivación y alcanzar todas sus metas. Sin olvidar aquellas tareas que llevamos arrastrando durante tiempo. Lleve a cabo un análisis del rendimiento y reuniones con su equipo para no perder de vista los objetivos establecidos a principios de año.

¿A qué está esperando? Con todas las funcionalidades que ofrece 3CX sus reportes y reuniones de equipo, incluso en remoto, serán más fácil que nunca. Pruébelo hoy mismo aquí.