La forma en la que trabajamos hoy en día es muy diferente a como lo hacían anteriores generaciones e incluso de como era hace algunos años. Las nuevas políticas incluyen flexibilidad de horarios, permitiendo que algunos empleados hagan “home office” una o más veces por semana y que otros exclusivamente trabajen de forma remota (teletrabajo). Mientras que las circunstancias varían entre empleados y de empresa a empresa, existe una constante para todos, contar con las herramientas necesarias que permitan tanto trabajar dentro de la oficina, remotamente y de forma móvil.
Antes sólo se necesitaba que los colaboradores contasen con un teléfono móvil, sin embargo, la oficina moderna de hoy debe de contar con una mayor variedad de herramientas para poder trabajar de forma más efectiva, eficiente y que les permita cumplir con todos los objetivos, tal y como si estuvieran físicamente dentro de la empresa. No se trata de sólo decirle adiós a las viejas PBX analógicas por “PBX modernas” que no aportan ningún valor adicional, ya que las funcionalidades ofrecidas son exactamente las mismas. La oficina de moderna necesita herramientas del mañana.
Los trabajadores sólo son tan buenos como las herramientas a su alcance se lo permitan, es decir, el personal de ventas, técnico y marketing sólo puede desempeñar un trabajo eficiente con las herramientas que se les brinda para su trabajo; y esto es muy cierto, ya que las herramientas de software han cambiado de un modelo on-premise a uno basado en la nube, las cuales están disponibles en todo momento. Las empresas que no cumplan en actualizar sus comunicaciones, pronto se verán superadas por competidores que sí están aprovechando las herramientas modernas de hoy.
Hace tiempo, el lugar de trabajo consistía en una oficina física con empleados trabajando juntos en un mismo lugar y a través de correo electrónico durante un horario establecido entre 9am a 6pm. Ahora, la norma para los empleados es trabajar a través de múltiples dispositivos, ubicaciones y horarios, la oficina moderna de hoy ya no está confinada a un ecosistema de una sólo oficina.
Mientras estos diversos lugares de trabajo se convierten en estándar, también lo hace la necesidad crítica de herramientas basadas en colaboración en equipo y conectadas digitalmente para facilitar la eficiencia y crecimiento de las empresas. Se deben introducir estrategias digitales capaces de adaptarse a este cambio cultural, permitiendo que los empleados puedan comunicarse, colaborar y trabajar juntos, independientemente de la ubicación y dispositivo.
Herramientas de comunicaciones de la oficina moderna que puede empezar a usar hoy
- Colaboración web. Cada vez es más popular escuchar de herramientas diseñadas específicamente para facilitar la colaboración interna entre equipos. Estas herramientas simplifican la administración de proyectos, sesiones de lluvia de ideas y brindan sesiones de videoconferencia para equipos de diferentes tamaños.
- Movilidad con smartphones y tablets. En la actualidad, la mayoría de los trabajadores hacen uso de tablets y smartphones para trabajar, permitiendo hacerlo desde cualquier lugar, ya sea en casa, en movimiento o dentro de la oficina. Asegúrese de que los colaboradores tengan la misma funcionalidad y portabilidad al utilizar ya sea su tablet, móvil o laptop, creando un flujo de comunicaciones más conectado.
- Uso de un CRM (Customer Relationship Management). Las empresas necesitan estar al tanto de las interacciones y necesidades de los clientes, y es donde el uso de un CRM como estrategia y tecnología les ayudará a conseguirlo, si además de esto se integra con el sistema de comunicaciones, sin duda aportará un diferenciador clave frente a sus competidores al momento de brindar una mejor atención al cliente.
- Presencia y chat interno. Se encuentra en aumento el número de aplicaciones específicas de comunicación entre empleados que permitan conocer si un compañero está disponible ya sea para recibir una llamada o enviar un chat, permitiendo una comunicación instantánea para preguntas simples o peticiones.
La integración de las diferentes herramientas de trabajo tienen el potencial de transformar la eficiencia interna y mejorar las operaciones de la oficina moderna, es de vital importancia para las empresas contar con los mejores métodos y procesos los cuales puedan facilitar la interacción entre colaboradores y mejorar las comunicaciones de la oficina, tanto de forma interna como con clientes y socios de negocio.
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