Hot desking es un término que apareció desde los años 80s pero que apenas en la actualidad está en expansión, gracias a la telefonía de Voz sobre IP, y está siendo adoptado, tanto por grandes corporativos como por locales de rentas de oficinas virtuales, oficinas físicas bajo demanda y oficinas de espacios abiertos o cerrados. El utilizar hot desking habilita la colaboración, flexibilidad y reducción de espacio dentro de las oficinas, pero no es para todos.
Hot desking en la práctica, hace uso de un simple espacio de trabajo compartido entre diferentes usuarios desempeñando diferentes tareas durante distintos horarios de trabajo; por ejemplo, un empleado llega a la oficina, solicita una mesa de trabajo, esta le es asignada con herramientas tales como conexión a internet, monitor adicional y teléfono físico en el cual únicamente ingresará su usuario y contraseña y automáticamente tendrá su extensión personal funcionando, lista para utilizar junto con su laptop personal. Una vez que su horario termine o se tenga que mover, simplemente guarda su laptop, cierra sesión en el teléfono y deja libre la estación, para que otro empleado la pueda utilizar con la misma dinámica.
Existen algunos estudios que señalan que una oficina física tradicional utiliza solamente entre el 30% y 45% del espacio total disponible, por lo que el hot desking ayuda a la reducción de costos operativos debido a que las empresas podrían reducir, en un porcentaje similar, el espacio necesario.
Antes de realizar cualquier modificación en la estructura, forma de trabajar y cambio de tecnología, la mejor estrategia es realizar una investigación a detalle, la planeación y la comunicación. Para ayudar a tomar esta decisión, hemos listado algunas cosas que tiene que saber antes de adoptar el hot desking en su empresa:
Mejora la operación entre diferentes horarios de trabajo
En escenarios de trabajo donde los empleados cubren diferentes horarios, la opción de hot desking es ideal para ellos; y no es necesario el asignar un equipo para cada empleado ya que sólo es utilizado por una pequeña fracción de tiempo.
Si bien, los empleados pueden ser felices con su autonomía sobre la forma de trabajar y su ambiente, realmente no pueden personalizar su espacio de trabajo, provocando que la oficina se sienta impersonal o inhabitada, depende de la administración manejar un correcto cambio en la cultura laboral.
Ahorra en espacio
Con la utilización de herramientas de Comunicaciones Unificadas con hot desking integrado, los empleados encontrarán una forma versátil de llevar sus credenciales de acceso con ellos e introducirlas en su teléfono de escritorio para empezar a trabajar, además de mantener un historial de comunicaciones; también, se elimina espacios de trabajo desperdiciados.
Incrementa la productividad y creatividad
Un cambio de perspectiva puede hacer la diferencia, especialmente en profesiones creativas. Al no estar atados a un mismo escritorio y compañeros, los vuelve más flexibles, pueden trabajar más fácil en movimiento y llegar a la oficina y platicar con compañeros de trabajo de otros departamentos, con los cuales puede que nunca haya estado en contacto antes. Esta es una gran ventaja para la comunicación no oficial dentro de una empresa la cual tiene un efecto positivo con la colaboración oficial.
Con la libertad que tienen los empleados para cambiar de lugar, el utilizar hot desking, en algunos casos, afecta la cohesión dentro de equipos de trabajo, provocando que algunos empleados se sientan aislados o menos cercanos a sus propios equipos o departamentos, pero al final este tipo de impacto depende de cada individuo y la forma en que el cambio de cultura laboral es adoptado y manejado.
Tiempo de Configuración de Hardware
El utilizar Hot Desking requerirá de personal que pueda configurar los equipos antes de empezar a trabajar. Usualmente los escritorios serán preparados con una laptop o espacio para conectar una, incluyendo periféricos como mouse, teclado, un monitor adicional, y, opcional, un teléfono IP de escritorio, además de una conexión a internet de alta velocidad cableada o por WiFi.
Algunas veces la compatibilidad de hardware puede llegar a ser un problema, aunque las herramientas de Comunicaciones Unificadas de próxima generación, utilizando telefonía IP a través de la computadora o app para smartphone, permiten no sólo trabajar en ambientes de este estilo, sino también desde donde quiera que se encuentren o con el dispositivo que decidan utilizar.
Planeación antes de realizar el cambio
Hot desking no es una opción viable para todos los negocios en todas las industrias por lo que tendrá que evaluar si su negocio se ajusta a este tipo de escenario. También asegúrese de contar con la capacidad de IT para implementar y soportar este modelo. Haga una prueba piloto con un pequeño grupo y cree un plan de administración del cambio que asegure que todo sea un éxito.
¿Está pensando en implementar hot desking en su negocio? ¿Con qué tipo de empleados y para qué funciones?
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