La decisión de incorporar una solución de Comunicaciones Unificadas en la empresa implica la necesidad de enfocarse en la estrategia que se adoptará. La adopción o reemplazo de un PBX tradicional normalmente requiere poco tiempo para capacitar al personal por parte de los administradores de TI. Una solución de Comunicaciones Unificadas como 3CX acelera aún más este paso porque todo el sistema está diseñado para ser intuitivo y fácil de administrar
Aunque muy a menudo, por simplificación, se continúa usando el término VoIP PBX o IP PBX, las soluciones de telecomunicaciones modernas proporcionan muchas más herramientas para mejorar la productividad y, como tales, están clasificadas como Sistemas de Comunicaciones Unificadas, totalmente integradas con los procesos de la empresa.
Todas las nuevas funciones disponibles (videoconferencia web, integración con CRM y administración para el control y monitoreo de teléfonos, hardware, chat, etc.) son herramientas que contribuyen de manera incisiva a aumentar la productividad empresarial y permiten la adopción de nuevas metodologías de trabajo. Como lo es el Trabajo Inteligente.
Sin embargo, el enfoque hacia las Comunicaciones Unificadas requiere una mayor atención por parte de los administradores de TI y los aspectos relacionados con la capacitación y educación del personal. Algunos empleados pueden descubrir las nuevas funcionalidades por sí mismos, pero para que las nuevas herramientas tengan éxito, el trabajo más importante de los administradores de TI o los instaladores especializados apenas comienza una vez que se instala el nuevo sistema.
Por lo tanto, el primer paso es crear conciencia del potencial y los beneficios de los sistemas de UC. La comunicación ya no es simplemente vocal. Cada vez más empresas requieren más formas de comunicarse para hacer su trabajo. Precisamente por esta razón, es cada vez más esencial utilizar un enfoque centrado en el usuario final para garantizar que se elija la solución correcta en función de las necesidades de la fuerza laboral.
El segundo paso, aún más importante, es la manera en que las TI pueden ayudar a los trabajadores a aprovechar al máximo el potencial de las UC. Hay demasiados riesgos al confiar esta tarea directamente a los trabajadores o al personal de TI no especializado. Es necesario desarrollar un plan de soporte por adelantado, antes de implementar la plataforma UC. Las posibilidades de éxito serán mucho mayores cuando los gerentes de TI o los consultores / instaladores externos bajen directamente al campo anticipando las solicitudes de preguntas y el apoyo de los trabajadores.
Hay diferentes formas de realizar la capacitación: puede usar herramientas en línea (FAQ, casos de estudio, tutoriales, manuales), pero el mejor enfoque sigue siendo el de la capacitación personal. Las herramientas en línea pueden ser útiles como recursos bajo demanda o para revisión y análisis, pero en la mayoría de los casos será preferible organizar sesiones de capacitación individuales para grupos, equipos o departamentos.
Dependiendo del tipo de habilidades y necesidades, la capacitación también podría organizarse por niveles, desde principiantes hasta expertos.
La capacitación también debe ser no solo introductoria sino también continua, garantizando el aprendizaje e instruyendo a los trabajadores sobre las nuevas funciones introducidas a lo largo del tiempo.
Lo que se ha considerado hasta ahora se vuelve aún más importante y fundamental cuando se trata de Trabajo Inteligente.
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