Cómo Puede 3CX Ayudarle a Conseguir sus Objetivos SMART

¿Conoce qué es el método SMART (Inteligente)? Es un método que le permite definir un camino para alcanzar sus objetivos a través de 5 criterios específicos. SMART es un acrónimo para eSpecífico, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporal. Este método puede aplicarse a su vida diaria, aprender un nuevo idioma, mejorar su calidad de vida, etc.

Pero este método puede resultar aún más útil para una empresa y así alcanzar sus objetivos SMART en relación a ventas, calidad de comunicación o incluso optimizar el servicio al cliente. En este artículo le mostramos cómo la Centralita Telefónica 3CX puede ayudarle a conseguir todos sus objetivos de comunicación.

El Método SMART y 3CX

S de eSpecífico

Decir simplemente “Quiero aumentar mis ventas” y transmitir este mensaje a su equipo de ventas no es muy realista en cuanto a resultados se refiere. Su representantes de ventas pueden estar de acuerdo con usted pero será difícil avanzar y alcanzar ese objetivo. Para ello deberá especificar de qué tipo de ventas está hablando exactamente. Si por ejemplo acaba de lanzar un nuevo producto y quiere centrarse en las ventas del mismo es importante ser claro con su equipo y darles los medios necesarios para que esto ocurra.

¿Cómo puede ayudarle 3CX? – Entrene a un número de sus agentes en este producto en específico y utilice colas de llamada, grupo de timbrado y ruteo basado en habilidades. De esta forma sus clientes potenciales serán ruteados a los representantes de ventas mejor formados para responder sus dudas y cerrar la venta.

M de Medible

Para conseguir sus objetivos con el método SMART, deben ser cuantificables, dando números concretos a alcanzar. Si por ejemplo trabaja en un contact center y espera que sus agentes respondan cierto número de llamadas al día, hágaselo saber. Decirles que tienen que llamar a más leads no les ayudará a mejorar sus habilidades si no pueden medir su actividad. Dales objetivos concretos y, por qué no, un gran incentivo si los alcanzan.

¿Cómo puede ayudarle 3CX? – 3CX incluye más de 30 reportes personalizables de llamadas y chats. Con ellos, puede medir el rendimiento para todos los agentes, desde llamadas y chats respondidas o abandonadas, duración media de llamada, tiempo medio de espera en cola, etc. También puede organizar los reportes del departamento o equipo en conjunto, y utilizar políticas de ruteo de llamadas para enviar las llamadas entrantes al primer agente disponible.

A de Alcanzable

Si estamos hablando de objetivos de ventas o de servicios al cliente, uno de los puntos más importantes es que sean alcanzables, y para ello su empresa debe ser accesible para sus clientes. Sus clientes deben poder contactar con usted fácil y rápidamente. Esto significa tener las herramientas y estrategias necesarias para dar a su equipo todas las oportunidades necesarias para conseguir la venta, sin depender de otros departamentos. En relación a los equipos informáticos necesarios, sus empleados deben poder trabajar de forma independiente con un software y dispositivos confiables que les permitan centrarse en estos objetivos sin perder su valioso tiempo.

¿Cómo puede ayudarle 3CX? – 3CX proporciona a las empresas con una plataforma multicanal para administrar todas las consultas de su servicio al cliente en una única solución. Los agentes pueden responder a llamadas, chats en vivo desde su sitio web, mensajes de WhatsApp desde la misma interfaz. Además, los miembros de su equipo podrán tener todas sus comunicaciones en las Apps 3CX para iOS o Android para responder desde cualquier lugar.

R de Relevante

Esperar una revolución en los ingresos de una multinacional establecida en el mercado no es realista. Pedir a sus agentes responder a un alto volumen de consultas sin darles los medios necesarios para ello es un límite de los posible. Si el objetivo que le pone a sus agentes es inalcanzable, tenderán a poner poco esfuerzo y su motivación descenderá ya que saben que nunca podrán alcanzar los resultados esperados.

¿Cómo puede ayudarle 3CX? – Establecer objetivos realistas implica conocer exactamente de lo que es capaz su equipo. El Wallboard 3CX es una tabla que muestra la actividad telefónica de todos los agentes en tiempo real. Con ello puede notificar a gerentes y agentes del número de llamadas en progreso o en espera, llamadas perdidas, número de agentes ocupados y mucho más. Esto le permite adaptar el número de agentes para su servicio al cliente según la fluctuación de actividad o revisar sus objetivos dependiendo de su viabilidad.

Las alertas de SLA también son una gran forma de medir la actividad y saber si el tamaño de su equipo es el correcto para la demanda. Si se pierde un gran número de llamadas, o el tiempo de espera es muy largo, es hora de contratar más empleados y revisar la administración de sus canales de comunicación, reduciendo el contacto por teléfono y promoviendo el chat u otros medios para que sus objetivos se mantengan relevantes y alcanzables.

T de Temporal

Para evitar la procrastinación, es importante dar a sus objetivos un plazo en el tiempo. Dar a sus empleados una fecha límite crea una sensación de urgencia y mejora la productividad. Muchas empresas suelen elegir el final de año o trimestre; pero también puede fijar una que sea específica para su equipo o departamento según sus necesidades. Para el mejor resultado cada uno de los objetivos debe tener una fecha de inicio y fin, permitiendo crear una estrategia para conseguirlos.

¿Cómo puede ayudarle 3CX? – Con las mismas herramientas usadas en las secciones anteriores. El Wallboard, reportes de llamadas y chats, varios canales de comunicación le permitirán ahorrar tiempo para conseguir sus objetivos de ventas, sin sufrir retrasos o demoras.

En cuanto a servicio al cliente, 3CX ofrece integración con CRMs populares que permite a sus empleados tener acceso al historial del cliente, para referenciar llamadas y chats, para que el proceso de resolución de problemas sea aún más rápido. Y con la funcionalidad añadida recientemente a los chats de respuestas rápidas personalizables y predefinidas, sus agentes podrán responder a un mayor número de mensajes en un tiempo reducido.

Por último, el Call Flow Designer 3CX, una herramienta para optimizar los flujos de llamada y consultas telefónicas automáticas, también ahorra tiempo a los agentes de su call center al automatizar tareas recurrentes y dejar a los agentes disponibles para otras más esenciales.

¿Es su empresa SMART?

Ahora ya conoce el método SMART para cumplir con todas sus metas, especialmente al tener en sus manos la plataforma de Contact Center 3CX. No espere más para hacer realidad todos sus objetivos de comunicación al implementar esta gran estrategia junto con las herramientas 3CX. ¡Pruebelo hoy!