¿Qué es una Conferencia Web?

Una Conferencia Web es un servicio en línea que permite realizar reuniones en vivo, conferencias, presentaciones y entrenamientos a través de Internet, particularmente sobre conexiones TCP/IP. Puede conectarse a la conferencia tanto por teléfono o utilizando una computadora con parlantes y micrófono a través de una conexión VoIP.

Qué es una conferencia web y por qué utilizarlas

En general, una conferencia web proporciona una solución que incluye webmeeting, webcast y webinar. También puede ser una plataforma para hospedar eventos online. Una plataforma de conferencia web puede tener grandes funcionalidades avanzadas como por ejemplo: compartir pantalla, mensajería instantánea, compartir escritorio, control remoto, compartir archivos y un whiteboard interactivo. Algunos incluso permiten a los usuarios programar las reuniones y mandar invitaciones automáticas a los participantes. Además, las tecnologías de conferencia en línea pueden ser parte de los sistemas de comunicaciones unificadas para que las empresas puedan ahorrar al tenerlas integradas en una sola plataforma.

Conferencia en línea vs videoconferencia

Al igual que con una videoconferencia, conectarse a una conferencia en línea requiere una cámara, micrófono, monitor, sistema de sonido y navegador web. El nivel mínimo es una conexión a internet y un codec de compresión de audio/video. Sin embargo, sí que existen diferencias entre ambos términos.

Una videoconferencia es mejor para generar conversación. Desde esta plataforma de videoconferencia los miembros del equipo interactúan cara a cara. Por otro lado, la conferencia web, es mejor para presentaciones donde el presentador explica un tema y responde a pocas preguntas mientras está hablando. Un buen ejemplo de una conferencia en línea son los profesores durante la pandemia.

5 formas de conferencia en línea

1. Webinars

Esto es un término utilizado para describir seminarios en línea. Los presentadores pueden tener una opción de compartir un documento, mientras que dan la oportunidad a sus participantes de comentar o hacer preguntas.

2. Webcast

Es una forma de conferencia online que se puede comparar a un Broadcast de televisión. En este caso, apenas hay interacción entre el presentador y los participantes de la conferencia.

3. Webmeeting (reunión web)

Un web meeting son reuniones virtuales que fomentan la interacción entre los participantes. Normalmente incluyen herramientas de colaboración como compartir archivos o un whiteboard interactivo para crear una lluvia de ideas.

4. Colaboración online

Los participantes puede ver documentos compartidos, modificarlos en tiempo real al mismo tiempo que colaboran en línea. Por ejemplo, esto da la oportunidad a empleados trabajando en remoto de trabajar eficientemente en proyectos en equipo.

5. Presentaciones en línea

Presentaciones en PowerPoint, transmisión de audio/video o enviar chats son utilizados para presentaciones online. Sin embargo, para que los participantes puedan ver estas presentaciones deben iniciar sesión en la reunión virtual para poder interactuar con el presentador.

WebRTC- La tecnología detrás de las Conferencias Web

Las conferencias de hoy en día requieren de la tecnología WebRTC. La cual es una tecnología open-source que proporciona capacidades de comunicación en tiempo real (RTC) para navegadores web utilizando simplemente interfaces de programación de aplicaciones (APIs). Está tecnología está soportada por todos los navegadores líderes, desde Chrome, Edge, Safari o Firefox. También, Google, Microsoft, Apple y Mozilla están entre los mayor contribuidores en el desarrollo de WebRTC.

Con WebRTC, los usuarios pueden disfrutar de comunicaciones de voz y video en tiempo real. La tecnología mantiene una calidad de alta definición en video incluso con un alto número de participantes.

¿Por qué utilizar una Conferencia Web?

Una solución de conferencia web tiene múltiples beneficios a diferencia de reuniones virtuales o conferencias con solo voz:

  • Reuniones en remoto – Los trabajadores u oficinas en remoto son una realidad para muchas organizaciones. Las conferencias web permiten tener reuniones cara a cara con miembros del equipo o clientes desde cualquier lugar con una conexión a internet.

  • Planificar una agenda apretada – Incluso cuando los equipos están en la misma ubicación, un sistema de videoconferencia hace mucho más fácil la posibilidad de reunirse sobre la marcha.

  • Sala virtual de conferencia – Las plataformas firmes de conferencias web permiten reuniones colaborativas con funcionalidades de compartir pantalla, whiteboard incorporado y posibilidad de compartir archivos.

  • Fácil acceso para móvil – Desde que las conferencias web ahora utilizan internet, las apps para móvil habilitan a los usuarios a conectarse mientras están en movimiento.

  • Reducir los costos de viaje – No solo pueden las empresas ahorrar en costos de desplazamientos, también pueden evitar los alquileres de sala de juntas.

Mejores prácticas para una conferencia web

  • Asegúrese que todos los participantes tiene acceso al URL de invitación y la agenda con antelación.

  • Pruebe cualquier presentación en video antes de empezar la reunión.

  • Obtenga el consentimiento de todos los participantes si va a grabar la conferencia.

  • Asegúrese que tiene la funcionalidad de audio HD para la conferencia.

  • Una conexión a internet de alta velocidad para evitar interrupciones o retrasos en el audio o video.

¿Por qué usar 3CX como su software de conferencia web?

La Videoconferencia 3CX ofrece una solución de conferencia web integrada dentro del sistema de comunicación:

  • Sin descargas para los participantes – Para unir, reunirse con participantes en un solo clic y directamente desde el navegador. Sin descargas o registro necesario.

  • Integración – La funcionalidad está incluida en el sistema de comunicación completo de 3CX. Esto hace que las reuniones hospedadas sean más fáciles en tan solo unos clics.

  • Acceso rápido con móvil – Los usuarios pueden unirse a la reunión desde el teléfono móvil, o crear llamadas de video rápidas e instantáneas con los compañeros. Todo ello a través de apps iOS y Android para smartphones.

  • Seguridad – Mientras que los participantes pueden unirse en un solo clic, la tecnología WebRTC proporciona un enlace seguro único para cada usuario.

Lecturas adicionales