La comunicación es la clave para que los negocios se lleven a cabo de la mejor forma y, en la era moderna en la que vivimos, nunca había sido tan fácil ponerse en contacto con alguien, ya sea un empleado, compañero de trabajo o un cliente del otro lado del mundo. Esto se debe, en gran parte, a la vasta cantidad de herramientas disponibles.
Las comunicaciones unificadas dejaron de ser un concepto del futuro para convertirse en la herramienta del presente, que agrupa las formas en las que nos comunicamos en una simple interfaz, es decir, las llamadas telefónicas, videoconferencia, la mensajería instantánea, movilidad, el correo de voz y fax en una sóla plataforma. Gracias a esto, es posible mejorar la colaboración entre equipos; mantiene a todos al día con lo que sucede en la empresa y ahorra tiempo y recursos. Y no sólo eso, también le permite estar en contacto con compañeros de trabajo sin importar en qué lugar del mundo se encuentren.
¿Cómo es usada por las pequeñas empresas?
El presente para las pequeñas empresas haciendo uso de las comunicaciones unificadas es brillante, inclusive mejor de lo que muchos lo predijeron. La forma de trabajar, es muy diferente a como se hacía hace algunos años, con múltiples oficinas remotas, ejecutivos de ventas en movimiento, personal haciendo teletrabajo, un almacén en otra ubicación; una plataforma de comunicaciones unificadas permite que todo el equipo se mantenga conectado independientemente de su ubicación física.
Aunque aún les queda a las PyMEs un gran camino por recorrer para que consigan obtener todas las bondades que les ofrecen las comunicaciones unificadas como: devolver llamadas a formularios desde la web, mejorar el servicio al cliente con videoconferencia, personalizar el enrutamiento interno dando una mayor profesionalidad, por poner unos ejemplos.
Con todos conectados a una misma plataforma, la colaboración se hace posible. Se pueden programar reuniones en línea para reportes semanales, revisión de documentos, lluvia de ideas e inclusive formación y motivación a empleados. Una herramienta de UC también está permitiendo a las pequeñas empresas mejorar la atención y satisfacción al cliente, ya que, gracias a la integración con aplicaciones, como por ejemplo un CRM, a las llamadas se les puede dar un trato personalizado asignando a la persona más capacitada para responder el problema o la petición del cliente.
¿Con qué herramientas cuenta?
Para 3CX, desarrollador de la plataforma de Comunicaciones Unificadas UC basada en software y de próxima generación, las siguientes funcionalidades deben ser imprescindibles:
Presencia. Nos permite ver el estado de otros compañeros de trabajo, el cual nos indica si la persona a la que queremos contactar está disponible, ocupada o fuera de oficina – entre otros. Esto se traduce en ahorro de tiempo, no más llamadas innecesarias, y permite una mejor colaboración con los trabajadores remotos.
Chat. De la mano con la presencia, el chat integrado ayuda a que los empleados se comuniquen rápidamente entre sí a través de mensajes de texto, de una forma segura, sin necesidad de contar con sistemas de mensajería de terceros y en caso de que no esté en su escritorio y tenga a su disposición su dispositivo móvil o smartphone, reciba una notificación con el mensaje, en caso de tener la aplicación dormida.
Movilidad. Una plataforma de UC cuenta con clientes que pueden funcionar independientemente del sistema operativo, en una computadora de escritorio, laptop, smartphone o tablet. Puede tener la misma extensión en todos sus dispositivos, por lo cual siempre estará localizable y nunca perderá una llamada, tanto dentro de la oficina cómo trabajando de forma remota. Esto conlleva a no compartir más un número móvil para ser localizado, evitando así llamadas fuera de horario o gastos en líneas móviles para colaboradores.
Video. Una llamada interna puede ser elevada a video en cualquier momento, desde cualquiera de los clientes en las diferentes plataformas, utilizando la cámara de una laptop o smartphone.
Videoconferencia y colaboración. Una solución de videoconferencia web incorporada permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero en traslados brindando comunicación cara a cara. La videoconferencia se puede utilizar para una amplia variedad de fines ayudando a potenciar la eficiencia y productividad. Y gracias a sus herramientas, aumenta y detona la colaboración entre equipos.
Integración. Con tantas herramientas hoy en día ayudándonos en distintas tareas y aspectos en la empresa, una plataforma de UC tiene que integrarse y “hablar” con otras aplicaciones como un CRM, mejorando así la atención al cliente.
La comunicación es la piedra angular de las empresas, contar con una plataforma de comunicaciones unificadas dejó de ser algo del futuro y las características que incorporan así como su precio permiten que estas se ajusten a las posibilidades de las pequeñas empresas, esta tecnología ya no es exclusiva de gigantes corporativos con grandes presupuestos y personal de IT dedicado.
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